Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung - Schwerpunkte Finanzcontrolling, Persona[...]

Ihre Aufgaben

Ihr Aufgabengebiet umfasst primär das Finanzcontrolling des WOW-Projekts „a World model of Our World“ innerhalb unseres koordinierenden Instituts und mit sechs weiteren beteiligten Instituten. Hier verwalten und überwachen Sie selbständig die Stiftungsmittel. Die Tätigkeiten im Einzelnen:

• Anlegen der Projekte und Planung der Sach- und Personalmittel
• Überwachung der Liquidität
• Erstellen von Kennzahlen und Berichten für die Institutsleitung und für die teilnehmenden Institute des Projekts WOW (in der Universitätsaufgabe und in der Großforschung)
• Unterstützung der Abwicklung der jährlichen Finanzberichte an den Fördergeber
• Durchführung von Analysen und Evaluationen
• Veranlassen von Umbuchungen, Transaktionen, Umwidmungen
• Beantragung von Projektverlängerungen mit eigenständiger Korrespondenzführung
• Erstellen von Verwendungsnachweisen und Klärung von Unstimmigkeiten und anderen Fragestellungen
• Abwicklung von Personalmaßnahmen und Personalbetreuung der Mitarbeiter und der studentischen Hilfskräfte (Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen, Umbuchungen) innerhalt des WOW-Projekts
• Unterstützung bei der Organisation von verschiedenen Team Meetings (z.B. monatlichen in-Person oder Hybrid-Meetings)
• Unterstützung bei der Organisation von jährlichen Team Retreats sowie von zwei öffentlichen Workshops/Hackathons
• Organisation und Abrechnungsverwaltung im Bereich der Dienstreisen im In- und Ausland der am WOW-Projekt beteiligten Institute
• Zusätzlich wird die Stelle Öffentlichkeitsarbeit unterstützen (Social Media, Projektwebseite, ein unregelmäßiges Seminar mit Gastrednerinnen und die erwähnte Workshoporganisation)

Ihr Profil

Sie verfügen über:

• eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie möglichst mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office und SAP.
• Gute Kenntnisse im Finanz-, Verwaltungs- und Abrechnungswesen öffentlicher Mittel werden vorausgesetzt.
• Gute Deutsch- und Englischsprachkenntnisse sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab.
• Vorerfahrung in der Wissenschaftskommunikation und/oder in der Unterstützung der Instandhaltung und Verbesserung von Projektwebseiten sind ein Vorteil.

Wir bieten

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 € pro Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Arbeitsort: Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer: befristet bis zum

Eingruppierung: EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.