Office & Administration Specialist

Btech, Barcelona Technical Centre SL , ist ein Engineering-Unternehmen, das auf die Entwicklung und Berechnung von Fahrzeugkomponenten spezialisiert ist. Das Unternehmen wurde in Barcelona gegründet und hat seinen Hauptsitz in Martorell. Unser Team aus hochqualifizierten Fachkräften liefert Lösungen für die Automobil-, Bahn-, Luftfahrt-, Chemie- und Energiesektoren. In den letzten 15 Jahren haben wir unsere Präsenz mit Standorten in Madrid, Valencia, Brasilien und Deutschland ausgebaut. Diese Position ist für unsere deutsche Tochtergesellschaft IAE International Automotive Engineering GmbH mit Sitz in Neckarsulm .

Möchtest du Teil unseres Teams werden?

Wir befinden uns in einer Wachstums- und Expansionsphase und suchen einen Office & Administration Specialist – Automotive Engineering für unser Büro in Neckarsulm. In dieser Rolle sorgst du für einen reibungslosen Büroablauf (bis zu 30 Mitarbeitende) und unterstützt in den Bereichen Office Management, kaufmännische Verwaltung, HR-Administration und Finanzen. Zudem bist du eine wichtige Schnittstelle zu Kunden sowie zu unseren zentralen Abteilungen.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft, Personal, Finanzen oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Office-Management oder in einer ähnlichen administrativen Rolle, idealerweise in einem technischen oder industriellen Umfeld.
• Kenntnisse in der HR-Administration (z. B. Variablen für die Entgeltabrechnung, Mitarbeiterdaten, Sozialversicherung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung).
• Grundkenntnisse in Buchhaltung/Finanzen (Rechnungsstellung, Zusammenarbeit mit externen Steuer- oder Buchhaltungsberatern, Banküberweisungen, Liquiditätsübersichten).
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint); Erfahrungen mit SAP/HANA als Anwender/in sind von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Spanischkenntnisse sind ein Plus.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Genauigkeit, Kommunikationsstärke, Proaktivität und selbstständige Arbeitsweise.

Deine Aufgaben

• Administrative Unterstützung der Office Managerin / des Office Managers und des lokalen Teams.
• Organisation des Empfangs, Betreuung von Besuchern, Telefonmanagement, Koordination von Besprechungsräumen und Verwaltung von Bürobedarf.
• Koordination einfacher IT-bezogener Themen (Ausgabe von Hardware, Unterschriften/Dokumentation) und Organisation von Dienstreisen (Flug-/Bahntickets, Hotelbuchungen, weitere Logistik).
• Unterstützung im Vertrieb: Erstellung und Versand von Angeboten, Nachverfolgung von Anfragen (RFQs) und Kundenrückmeldungen sowie Unterstützung bei der Ressourcenplanung.
• HR-Administrative Aufgaben: Pflege der Variablen für die Entgeltabrechnung, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, Verwaltung der Sozialversicherungsangelegenheiten, Sicherstellung der Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts sowie Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten.
• Unterstützung im Bereich Accounting/Finance: Weiterleitung und Erstellung von Rechnungen, Abstimmung mit externen Buchhaltungsberatern und Prüfern, Erstellung wöchentlicher Liquiditätsübersichten und Vorbereitung/Veranlassung von Banküberweisungen (Gehälter, Lieferanten, Steuern).

Was wir bieten

Arbeitsumfeld: Mitarbeit in einem dynamischen, interdisziplinären Team in einem schnell wachsenden und innovativen Unternehmen.

Entwicklung: Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten und interne Entwicklungsperspektiven.