Office & Event Coordinator (w/m/d)

Wir suchen einen Office & Event Coordinator (m/w/d) zur Verstärkung unseres Workplace-Teams am Standort Berlin .

Unser Büro am Hackeschen Markt ist mehr als ein Arbeitsplatz: Es ist das Herzstück unserer Unternehmenskultur. In dieser Rolle bist du die operative Seele vor Ort. Du übernimmst eigenverantwortlich das Daily Business und die Hands-on-Umsetzung unserer Events. Gemeinsam im Team sorgst du dafür, dass unser Büroalltag reibungslos läuft, unsere Mitarbeitenden sich wohlfühlen und unsere Events unvergesslich werden.

Klingt nach deinem nächsten Schritt? Wir freuen uns auf dich!

Herzstück des Büros

• Du managst eigenständig unseren Büroalltag auf zwei Etagen und sicherst die Funktionsfähigkeit aller Arbeits- und Meetingbereiche.
• Du hast die Bestellung von Büromaterialien und Ausstattung fest im Griff.
• Du verwaltest Meetingraum-Ressourcen und übernimmst administrative Aufgaben wie die Postbearbeitung.

Wohlfühlatmosphäre & Community

• Du bist die proaktive erste Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden sowie Untermieter.
• Du begleitest strukturierte On- und Offboarding-Prozesse vor Ort.

Facility & Dienstleister-Steuerung

• Du koordinierst Reinigungsdienste, Haustechnik und externe Dienstleister.
• Du kümmerst dich um Zugangssysteme und die Organisation kleinerer Reparaturen.
• Du holst Dienstleister-Angebote ein und unterstützt bei der Rechnungsprüfung.
• Du übernimmst die operative Umsetzung und Vor-Ort-Betreuung unserer internen Team-Events (z. B. Teamlunches, Sommerfeste, After-Works) sowie unserer All-Hands-Meetings.
• Du koordinierst Locations und Caterings und sorgst dafür, dass vor Ort alles reibungslos läuft.
• Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Abgeschlossene Berufsausbildung mit starkem operativen Fokus, idealerweise im Eventbereich (z. B. Veranstaltungskauffrau/-mann) oder in der Hotellerie/Gastronomie (z. B. Hotelfachfrau/-mann).
• 1–2 Jahre handfeste Berufserfahrung im Event-, Office- oder Community-Management.
• Du bist stresserprobt im Tagesgeschäft, hast idealerweise schon Events von A bis Z operativ begleitet und weißt, wie man anpackt.
• Organisationstalent mit einem ausgeprägten Auge fürs Detail und einem hohen Qualitätsanspruch.
• Proaktive, lösungsorientierte Hands-on-Mentalität: Ein unvorhergesehenes Problem beim Event-Catering oder kurzfristige Änderungen bringen dich nicht aus der Ruhe, du findest selbstständig eine Lösung.
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Dienstleistern und Untermietern.
• Hohe Serviceorientierung und Freude daran, für andere eine angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Umfeld.
• #empathyculture: Werde Teil unseres internationalen Teams mit Scale-up-Atmosphäre, in dem du als Mensch wirklich zählst und deine Ideen und Arbeit echten Impact haben.
• #worklifeinbalance: Unsere Arbeitszeiten sind flexibel und familienfreundlich. Da diese Rolle vor Ort angesiedelt ist, verbringst du deine Hauptarbeitszeit im Büro.
• #personaldevelopment: Wir unterstützen dich in deiner persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung, z. B. durch individuelle Trainingsprogramme, Workshops oder die Teilnahme an Messen und Konferenzen.
• #compensationpackage: Du erhältst ein attraktives Vergütungspaket und eine betriebliche Altersvorsorge mit 20 % Arbeitgeberzuschuss.
• #wunderoffice: Arbeite in unserem modernen Büro in Berlin (Hackescher Markt) mit ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplätzen, Detox Room, Playroom, Dachterrasse sowie Obst und Getränken auf uns.
• #welovetohavefun: Feiere mit uns auf unserer jährlichen Sommer- oder Winterparty und bei regelmäßigen After-Work-Treffen und lade deine Akkus im Büro bei Yoga, Tischkicker oder Tischtennis auf.
• #morebenefits: Eine vergünstigte Mitgliedschaft bei Urban Sports Club? Attraktive Rabatte bei FutureBens? Ein Jahresticket für den ÖPNV? – Gibt's bei uns! – und vieles mehr!