Office-Koordinator:in für Auftrags- & Kundenmanagement (m/w/d) – Weingarten (Baden)

Office-Koordinator:in für Auftrags- & Kundenmanagement (m/w/d) – Weingarten (Baden)

Kurzüberblick

• Standort: Weingarten (Baden)
• Arbeitsmodell: Vollzeit (35-40 Stunden pro Woche)
• Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben

• Betreuung der täglichen Kommunikation mit Kundinnen, Kunden, Lieferanten und internen Stellen per Telefon und E-Mail
• Aufnahme, Erfassung sowie Kontrolle und Nachverfolgung von Auftragseingängen und Bestellungen
• Eigenverantwortliche Erstellung und Nachbereitung von Angeboten und Angebotskontrollen bis zur Auftragserteilung
• Pflege von Stammdaten und Gewährleistung der Datenqualität in relevanten Systemen (CRM/ERP)
• Unterstützung der Buchhaltung durch Erfassung von Rechnungen und Prüfung einfacher Abrechnungsunterlagen
• Vorbereitung von Auswertungen und einfachen Reports zur Unterstützung von Teamleitung und Vertrieb
• Koordination von Terminen, Fristen und administrativen Prozessen sowie Organisation des Schriftverkehrs
• Mitwirkung an Prozessoptimierungen und Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Backoffice-Bereich ist wünschenswert, engagierte Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit passender Motivation sind willkommen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook; Erfahrungen mit ERP/CRM-Systemen sind von Vorteil
• Gute Englischkenntnisse (mind. B2) für die Korrespondenz mit internationalen Kontakten
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und hohe Kundenorientierung
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Benefits

• Ein transparent gestaltetes Vergütungspaket nach Tarifvertrag GVP mit klaren Informationen zu Zuschlägen (Feiertage, Sonntags- und Nachtarbeit) und Überstundenregelungen
• Langfristige Einsatzmöglichkeiten mit realer Übernahmechance durch unseren Kunden
• Umfangreiche Einarbeitung, fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Förderung
• Persönliche Betreuung durch unser mehrsprachiges Team vor Ort sowie Unterstützung bei administrativen Fragen
• Sozialleistungen und faire, rechtssichere Rahmenbedingungen gemäß deutschem Arbeitsrecht; relevante Hinweise zum AEntG werden bei Bedarf bereitgestellt
• Regionaler Arbeitsplatz mit kurzen Wegen und einem kollegialen Umfeld