Office Management inkl. HR Administration & Company Culture (m/w/d) - in Bilk Düsseldorf

Du hältst den Büroalltag und die HR-Administration zusammen. Vom Office Management über die Korrespondenz mit Behörden bis hin zu Lohnabrechnung und Onboarding: Bei dir laufen die operativen Fäden zusammen. Du arbeitest eng mit dem C-Level und bist erste Anlaufstelle für das gesamte Team.

Aktuell sind wir ca. 30 Leute bei Lyto und bei uns kommt jeder mal ins Büro.

Es gibt 3 Aufgabenbereiche abzudecken, wenn du nur 2 mitbringst, ist das auch kein Problem.

Aufgaben Office Management

• Du sorgst dafür, dass das Büro läuft: Ordnung, Ausstattung, Materialbestellung
• Du koordinierst Reinigungskräfte und externe Dienstleister
• Du sichtest und sortierst die Post
• Du nimmst am täglichen Stand-up mit dem C-Level teil

HR-Administration

• Du übernimmst die Lohnabrechnung und arbeitest dabei mit externen Partnern zusammen
• Du wickelst die Korrespondenz mit Behörden und Sozialversicherungsträgern ab (Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Rentenversicherung)
• Du behältst die Zeiterfassung im Blick und sorgst dafür, dass Krankmeldungen (AU) fristgerecht eingehen
• Du steuerst das Onboarding neuer Kolleg:innen
• Du stellst sicher, dass Performance Reviews stattfinden

Team & Kultur

• Du organisierst monatliche Team-Events und das jährliche Team-Retreat
• Du führst die monatliche Team-Umfrage durch und wertest sie aus
• Du unterstützt bei Employer‑Branding-Themen

Qualifikation

• Erfahrung im Office Management, in der HR‑Administration oder in einer vergleichbaren Rolle
• Grundverständnis für Lohnabrechnung und sozialversicherungsrechtliche Themen (oder Lust, dich schnell einzuarbeiten)
• Du bist strukturiert, arbeitest eigenständig und denkst mit, bevor jemand fragt
• Du magst es, viele Themen parallel zu halten – und behältst dabei den Überblick
• Kommunikationsstärke: Du hast einen guten Draht zu Kolleg:innen, Behörden und Dienstleistern
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch
• Du wohnst in oder um Düsseldorf und bist gerne vor Ort im Büro

Benefits

• Über 1 Millionen Bestellungen, 5 Märkte, 3 Brands – hier passiert was. Du übernimmst echtes Ownership, statt nur Rädchen im Getriebe zu sein.
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice‑Option. Du entscheidest, wann und wo du am produktivsten bist
• Dynamisches Team mit echter Kultur. Wöchentlicher Wanderpokal für gelebte Werte, gemeinsames feiern von Jubiläen und Geburtstagen und monatliche After‑Work‑Drinks
• Deutschland‑Ticket, 250 € Shopping‑Budget in unseren eigenen Shops und weitere Benefits wie Urban Sports Club M
• Jeden Monat eine neue Sportart, die wir im Lyto Athletics Club zusammen ausprobieren
• Gemeinsame Team‑Trips (Mallorca, Belgien, Portugal) und das beste Company Merch der Branche
• Individuelles Coaching nach deinen Zielen – von Leadership bis Fach‑Coaching, z. B. ein eigener Google‑Ads‑Coach

Wir freuen uns über deine Bewerbung. Ein Anschreiben ist nicht notwendig.