Office Manager / Management Support (m/w/d)

AGFW | Der Energieeffizienzverband für Wärme, Kälte und KWK e. V.

Job Overview

Du möchtest die Berliner Repräsentanz einer der wichtigsten Akteure der Fernwärme- und Wärmewirtschaft aktiv mitgestalten, strategische Rahmenbedingungen für Wärmenetze, Kraft‑Wärme‑Kopplung, Dekarbonisierung und Versorgungssicherheit mitbestimmen und die Interessen der Mitglieder in Politik, Verwaltung und Entscheidungsprozessen vertreten.

Responsibilities

• Terminplanung, Kalender‑ und Reisemanagement sowie Vor‑ und Nachbereitung von Gesprächen und Sitzungen
• Korrespondenz, Unterlagenmanagement, Präsentationen und Protokolle
• Empfang und Betreuung von Gästen, Mitgliedsunternehmen, politischen Gesprächspartnern und externen Partnern
• Organisation und Begleitung von Sitzungen, Fachgesprächen, parlamentarischen Abenden und Mitgliedertreffen
• Eigenverantwortliche Koordination von Büroabläufen, Ausstattung, Post, Ablage, Dienstleistern und administrativen Prozessen
• Pflege von Kontaktlisten, Verteilern und digitalen Ablagestrukturen
• Sicherstellung eines professionellen Auftritts der Berliner Repräsentanz nach innen und außen

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor) oder eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Kommunikation, Management, Verwaltung oder Veranstaltungsmanagement
• Berufserfahrung im Office Management, gehobenen Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position mit enger Anbindung an die Führungsebene
• Sehr gutes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und vorausschauendes Denken
• Selbstverständlicher Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Sprachliche Kompetenz: stilsichere Deutschkenntnisse; professionelles, verbindliches Auftreten
• Diskretion, Verlässlichkeit und souveräner Umgang mit kurzfristigen Anforderungen
• Interesse an Energie‑, Klima‑ und Wärmepolitik; Erfahrung in Verband, Politik oder Energiebranche von Vorteil

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Position in der Berliner Repräsentanz eines führenden Verbands der Fernwärme‑ und Wärmewirtschaft
• Ein Arbeitsumfeld nah an Energie‑, Klima‑ und Wärmepolitik sowie an politischen Entscheidungsprozessen
• Ein moderner Arbeitsplatz mit kurzen Wegen zu Politik, Verwaltung und Verbandsnetzwerk
• Ein kleines, motiviertes Team mit direkter Kommunikation auf allen Ebenen
• Viel Eigenverantwortung bei Organisation, Abläufen und professioneller Außenwirkung
• Flexible Arbeitsorganisation nach Absprache sowie eine faire Vergütung