Office Manager / Management Support (m/w/d)

Office Manager / Management Support (m/w/d)

Wir suchen einen motivierten Office Manager / Management Support (m/w/d) für unsere Berliner Repräsentanz. Als nationaler und internationaler Spitzenverband des Wärmesektors vertreten wir die Interessen von mehr als 670 Unternehmen und arbeiten täglich daran, unseren Kunden optimale Lösungen und Dienstleistungen für eine nachhaltige Energiezukunft zu bieten.

Kurzüberblick

• Standort: Berlin
• Arbeitsmodell: Vollzeit oder Teilzeit nach Vereinbarung
• Anstellungsart: Festanstellung

Aufgaben

Als Office Manager / Management Support (m/w/d) bist du für die Terminplanung, Kalender- und Reisemanagement sowie die Vor- und Nachbereitung von Gesprächen und Sitzungen verantwortlich. Du wirst auch für die Korrespondenz, Unterlagenmanagement, Präsentationen und Protokolle sorgen.

• Empfang und Betreuung von Gästen, Mitgliedsunternehmen, politischen Gesprächspartnern und externen Partnern
• Organisation und Begleitung von Sitzungen, Fachgesprächen, parlamentarischen Abenden und Mitgliedertreffen
• Eigenverantwortliche Koordination von Büroabläufen, Ausstattung, Post, Ablage, Dienstleistern und administrativen Prozessen
• Pflege von Kontaktlisten, Verteilern und digitalen Ablagestrukturen

Anforderungen

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor) oder kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Kommunikation, Management, Verwaltung oder Veranstaltungsmanagement
• Berufserfahrung im Office Management, gehobenen Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position mit enger Anbindung an Führungsebene
• Sehr gutes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und vorausschauendes Denken
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Stilsichere Deutschkenntnisse und professionelles, verbindliches Auftreten
• Diskretion, Verlässlichkeit und souveräner Umgang mit kurzfristigen Anforderungen

Benefits

• Verantwortungsvolle Position in der Berliner Repräsentanz eines Verbandes der Fernwärme- und Wärmewirtschaft
• Arbeitsumfeld nah an Energie-, Klima- und Wärmepolitik sowie an politischen Entscheidungsprozessen
• Modernen Arbeitsplatz mit kurzen Wegen zu Politik, Verwaltung und Verbandsnetzwerk
• Kleines, motiviertes Team mit direkter Kommunikation auf allen Ebenen
• Viele Eigenverantwortung bei Organisation, Abläufen und professioneller Außenwirkung
• Flexible Arbeitsorganisation nach Absprache sowie eine faire Vergütung