Office Manager (m/w/d) Administration & Finance - Direktvermittlung

Office Manager (m/w/d) Administration & Finance - Direktvermittlung

Gründau • Vollzeit, Teilzeit - Vormittag • 40.000 - 60.000 EUR pro Jahr

Du bist die ‚gute Seele‘ des Standorts und gleichzeitig sein verlässliches ‚Betriebssystem‘. Mit deiner ausgeprägten Zahlenaffinität und deiner Koordinationsstärke hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei. Du agierst als souveränes operatives Rückgrat, das logische Entscheidungen trifft und als Schnittstelle dafür sorgt, dass die Zahlen präzise bleiben und deine Kollegen sich bei allen administrativen Fragen jederzeit gut unterstützt und abgeholt fühlen.

Über das Unternehmen:

Unser Kunde ist international führend in der Rückgewinnung wertvoller Edelmetalle aus der Chemie- und Düngemittelindustrie. Dank umfassendem Expertenwissen und selbst entwickelter, nachhaltiger Prozesslösungen gelingt es dem Unternehmen, Ressourcen effizient zu sichern und einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

Deine Aufgaben – das erwartet dich

Organisation & Office-Management

• Standort-Management: Du sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft und die Abläufe im Hintergrund nahtlos ineinandergreifen.
• Projekt-Überblick: Du koordinierst administrative Aufgaben und behältst dabei jederzeit den Überblick über alle laufenden Projekte.

Rechnungswesen & kaufmännische Prozesse

• Rechnungswesen: Du übernimmst eigenständig die tägliche Fakturierung und behältst durch ein konsequentes Mahnwesen die offenen Posten sicher im Auge.
• Schnittstelle zur Buchhaltung: Du bereitest Belege strukturiert auf, damit die Buchhaltung reibungslos an die Steuerberatung übergeben werden kann.
• Edelmetall-Bestände: Du führst gewissenhaft unsere Metallkonten und koordinierst die Edelmetallverkäufe und Transfers präzise sowie termingerecht.

Administrative & Events:

• Behörden & Meldewesen: Du übernimmst eigenständig Registrierungen sowie Meldungen und stellst sicher, dass bei allen offiziellen Vorgaben alles seine Richtigkeit hat.
• Event-Management: Du organisierst souverän Besuche sowie Konferenzen und gestaltest als kreativer Kopf unsere Teamevents mit innovativen Ideen und Liebe zum Detail.

Operative Unterstützung:

• Arbeitszeiten: Du führst die Zeiterfassung über unser System (ZEP) und stehst den Kollegen bei Fragen als verlässlicher Ansprechpartner zur Seite.
• Versand & Proben: Du organisierst den Versand sowie die Verfolgung unserer Proben und sicherst damit die fristgerechte Auftragsabwicklung.
• Bestellwesen: Du erledigst eigenverantwortlich den Einkauf für die Produktion, damit vor Ort alles da ist und die Abläufe stets im Fluss bleiben.

Dein Profil – das bringst du mit

• Dein Fundament: Du bringst idealerweise mehrjährige Erfahrung im Office-Management, im Projektmanagement oder als Assistenz mit – vorzugsweise aus einem Umfeld wie der Steuerberatung, Buchhaltung oder einem ähnlich strukturierten Bereich.
• Deine Arbeitsweise: Du arbeitest mit einer Präzision, auf die sich jeder verlassen kann. Gleichzeitig besitzt du die Entschlossenheit, Dinge aktiv anzupacken und eigenständig zum Ziel zu führen.
• Deine Werkzeuge: Ein sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams) ist für dich selbstverständlich. Erste Berührungspunkte mit DATEV oder ZEP sind ein willkommener Vorteil.
• Deine Sprachen: Unser Kunde agiert international – daher bist du sicher in Englisch (Wort und Schrift). Du sprichst zusätzlich noch Spanisch, Französisch oder andere Sprachen? Das gibt Pluspunkte!
• Deine Persönlichkeit: Du hast diesen besonderen Blick für die Dinge, die getan werden müssen – oft schon, bevor sie ausgesprochen werden. Absolute Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten zeichnen dich aus. Auch wenn es mal hektisch wird, bleibst du unser besonnener Ruhepol, der mit Übersicht die Prioritäten sicher setzt.

Deine Benefits - das bieten wir dir

• Freiraum statt starre Vorgaben: Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, einem fairen Überstundenausgleich sowie Homeoffice-Optionen nach Absprache – verlässliche Rahmenbedingungen, die dir die Sicherheit geben, Job und Familie unkompliziert unter einen Hut zu bringen.
• Arbeiten ohne Kanzlei- und Agenturdruck: Atme durch! Bei uns gibt es kein minutengenaues Stundenschreiben im 6-Minuten-Takt wie in vielen Steuerberatungen, Kanzleien oder Agenturen. Du arbeitest eigenverantwortlich und ohne den permanenten Abrechnungsdruck im Nacken – hier zählen Qualität und Struktur, nicht der Takt der Uhr.
• Urlaub ohne Fristen-Druck: Bei uns stehen dir 28 Tage Urlaub zur Verfügung. Natürlich gibt es auch interne Termine (wie die monatliche Zuarbeit für den Steuerberater), aber das Beste ist: Du hast alles selbst in der Hand. Dank vorausschauender Planung nimmst du dir deine Erholung flexibel dann, wenn du sie brauchst – ganz ohne den permanenten, fremdbestimmten Druck einer Kanzlei.
• Stressfreie Anfahrt & JobRad: Komm entspannt an! Dank der direkten Anbindung an die A66 und kostenlosen Parkplätzen direkt vor der Tür sparst du dir die lästige Parkplatzsuche. Du bist lieber auf zwei Rädern unterwegs? Bei uns kannst du dein Wunschrad ganz unkompliziert via JobRad leasen.
• Top-Equipment & ruhiges Arbeiten: Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit hochwertigen Microsoft Surface-Geräten und einem Dual-Monitor-Setup ist für dich vorbereitet. Du arbeitest konzentriert in einem ruhigen 2-Personen-Büro – ganz ohne Großraum-Hektik.
• Wertschätzung ab Tag 1: Du bist bei uns kein anonymes Rädchen im Getriebe, sondern die zentrale Kraft, die echte Verantwortung übernimmt. Damit du vom ersten Tag an sicher durchstarten kannst, wirst du direkt durch die Geschäftsführung und einen technischen Ansprechpartner eingearbeitet. Du genießt von Anfang an volles Vertrauen, arbeitest auf Augenhöhe und profitierst von kurzen Entscheidungswegen – ganz ohne blockierende Bürokratie.
• Wohlfühlatmosphäre & Energie: Kaffee, Wasser, Apfelsaftschorle sowie eine Snack-Bar mit Nüssen und getrockneten Erdbeeren stehen komplett gratis bereit. Unsere voll ausgestattete Wohnküche inklusive Tischkicker und Dartscheibe lädt zu entspannten Pausen ein. Auch perfekt für die Mittagspause: Ein Restaurant sowie eine Einkaufsmöglichkeit liegen nur 5 Gehminuten entfernt.
• Von Gründau aus die Welt bewegen: Internationales Flair trifft regionale Verwurzelung. Dein Schreibtisch steht in Gründau, aber als organisatorische Drehscheibe hältst du in einem globalen Umfeld die Fäden für weltweite Projekte zusammen.
• Einzigartiger Teamspirit & Wachstum: Bei uns verbindet sich konzentriertes Arbeiten mit echtem Zusammenhalt. Wir halten zusammen, feiern unsere Erfolge gemeinsam und belohnen uns mit legendären Teamevents (wie z. B. unserem gemeinsamen Manchester-Trip). Da uns dein Vorankommen am Herzen liegt, fördern wir deine persönliche wie fachliche Entwicklung aktiv durch gezielte Fortbildungen.

Bereit die Fäden in die Hand zu nehmen?

Werde das verlässliche Betriebssystem unseres Kunden in Gründau!