Office Manager (m/w/d) – Single Family Office

Für ein wachsendes Unternehmen suchen wir Dich zur Vermittlung in eine Festanstellung als Office Manager (m/w/d) für den Standort Norderstedt in Vollzeit.

Unser Mandant ist ein etabliertes Single Family Office, das sich auf das professionelle Management eines langfristig ausgerichteten Familienvermögens spezialisiert hat. Im Fokus stehen die Verwaltung und strategische Entwicklung von Beteiligungen, Immobilien sowie weiteren Kapitalanlagen.

Das Unternehmen zeichnet sich durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein diskretes, professionelles Arbeitsumfeld aus. Mitarbeitende profitieren von einer langfristigen Perspektive, hoher Eigenverantwortung sowie einer wertschätzenden Unternehmenskultur, in der Qualität, Verlässlichkeit und nachhaltiges Handeln im Mittelpunkt stehen.

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe sowie Unterstützung bei internen Projekten
• Termin-, Fristen- und Aufgabenmanagement sowie Nachverfolgung offener Themen
• Erstellung von Protokollen, Entscheidungsvorlagen, Checklisten und organisatorischen Unterlagen
• Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentenvorlagen, Präsentationen und Standards
• Strukturierung und Optimierung digitaler sowie analoger Ablagesysteme
• Erstellung und Pflege von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanleitungen und Wissensdokumentationen
• Unterstützung bei administrativen Themen rund um Gesellschaftsunterlagen, Vollmachten, Registerauszüge und Bankanforderungen
• Koordination von KYC-Unterlagen sowie weiterer Dokumentations- und Compliance-Prozesse
• Organisation von Unterschriftenläufen, Freigaben und administrativen Abstimmungen
• Planung und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern aus den Bereichen IT, Facility Management und Büroservices
• Unterstützung der internen Organisation, des Gästeempfangs sowie der Besprechungs- und Bürokoordination
• Einsatz moderner digitaler Tools und KI-Anwendungen zur Recherche, Dokumentation und Strukturierung von Informationen

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer administrativen Koordinationsfunktion
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie Freude daran, Prozesse zu strukturieren und kontinuierlich zu verbessern
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, PowerPoint und Outlook
• Hohe Affinität zu digitalen Arbeitsweisen sowie Interesse an modernen KI-Anwendungen
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift wünschenswert
• Erfahrung mit SharePoint oder vergleichbaren Dokumentenmanagementsystemen
• Kenntnisse in den Bereichen Governance, KYC, Banken oder Compliance
• Erfahrung aus einem Family Office, einer Vermögensverwaltung, Bank, Kanzlei oder Unternehmensberatung

Was Du erwarten kannst

• Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Ein attraktives Jahresgehalt nach Qualifikation und Berufserfahrung
• Eine abwechslungsreiche Position in einem langfristig orientierten und wirtschaftlich stabilen Unternehmen
• Ein professionelles, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Moderne digitale Arbeitsmittel und innovative Arbeitsweisen
• Die Möglichkeit, Prozesse und Organisationsstrukturen aktiv mitzugestalten
• Attraktive Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung
• Betriebliche Zusatzleistungen, unter anderem JobRad oder Wellpass
• Wöchentliches gemeinsames Teamessen
• Flexible Arbeitszeiten innerhalb eines verlässlichen Rahmens
• Eine langfristige Perspektive in einem kleinen, kollegialen Team