Office Manager/in (m/w/d), mit PA Personal Assistance Kaufmann/frau für Büro-Management (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Office Manager/in (m/w/d), mit PA Personal Assistance Kaufmann/frau für Büro-Management (m/w/d)

Analytic Company GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige Office-Managerin / Managementassistenz, Büro-Kauffrau, mit Buchhaltung/Accounting Erfahrung (m/w/d), die unser Management professionell unterstützt.

Analytic Company GmbH ist ein sehr innovatives und international tätiges Unternehmen. Mit unserer hohen Kompetenz im Bereich der Markt-Preisanalysen für die Automobilbranche sind wir eines der führenden Unternehmen weltweit. Unser Know‑How ist die Grundlage für die Entwicklung eines einzigartigen Systems zur marktgerechten Automobil-Preisfindung, was insbesondere Automobilhersteller und Banken brauchen. Unser Hauptsitz befindet sich in Hamburg mit einem schönen Blick auf die Elbe und den Hafen.

Ihre Aufgaben:

Sie halten unser Office Management am Laufen bzw. managen die Organisations‑Abläufe und helfen bei ggf. auftretenden Problemen
Sie unterstehen direkt der Geschäftsführung und versuchen diese bestmöglich zu unterstützen
Sie sprechen mit unserem Steuerberater und haben zumindest Basis-Erfahrung in der kaufm. Buchführung
Sie organisieren die Eingangs- und Ausgangs‑Rechnungen
Sie repräsentieren unser Unternehmen und treten unseren externen Kunden gegenüber kompetent auf
Als Organisationstalent liegt Ihr Schwerpunkt in der Durchführung administrativer Abläufe
Sie sind kreativ, lösungsorientiert und freundlich und haben Spaß an Organisation und Feel‑Good‑Management
Sie unterstützen bei der Durchführung des Personalwesens, z. B. beim On‑Boarding und Off‑Boarding
Sie kommunizieren mit unseren externen Dienstleistern (Steuerberater und Legal‑Consultants) bei Klärung von Personalfragen an oder von dem Mitarbeiter
Professionelle Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung (Telefon, Korrespondenz, Posteingang‑/ausgang, Ablage)
Terminplanung und Koordination inkl. Vor‑ und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen
Erstellung von Briefen, E‑Mails und Tabellen in Microsoft‑Anwendungen wie Word, Excel und Outlook
Organisation von Geschäftsreisen (Buchung von Flügen/Hotels, Reisekostenabrechnungen etc.)
Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
Allgemeine Büroorganisation (Bestellung von Bürobedarf, Verwaltung von Verträgen und Dokumenten)
Enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen sowie Übernahme kleiner Projekte im Office‑Management

Qualifikationen:

Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
1–3 Jahre Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office‑Management‑Bereich
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) und gängigen Office‑Tools
Lernfähigkeit, um anspruchsvoller Aufgaben und neuer Herausforderungen zu begegnen
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und hohes Verantwortungsbewusstsein
Diskretion, Loyalität und ein professionelles, freundliches Auftreten
Serviceorientierte, pragmatische Persönlichkeit, die auch in hektischen Situationen den Überblick behält

Was wir Ihnen bieten:

Eine unbefristete Festanstellung
Ein gutes Fix‑Gehalt mit zusätzlich leistungsbezogener variabler Vergütung
Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Position in einem stabilen Unternehmen
Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit freundlichen Kolleginnen und Kollegen
Einen modernen Arbeitsplatz an der Elbe mit herrlicher Aussicht
Flache Hierarchie mit kurzen Entscheidungswegen, Sie arbeiten u.A. direkt mit der Geschäftsführung
Spannendes, mathematisch‑ und IT‑orientiertes Umfeld und die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen
Kostenlos: Snacks, Wasser, Softdrinks, Obst und Gemüse sowie Kaffee und Tee