Operations Administrator (w/m/d)

Job Description

Werden Sie Teil von Digital Realty und unterstützen Sie unser Property Operations Team bei der effizienten Steuerung von Beschaffungs- und Verwaltungsprozessen. In dieser Rolle übernehmen Sie eine zentrale Funktion bei der Erstellung und Verwaltung von Purchase Orders, der Koordination von Dienstleistern sowie der Rechnungsbearbeitung und sorgen für reibungslose Abläufe im operativen Tagesgeschäft.

Job Description

Werden Sie Teil von Digital Realty und unterstützen Sie unser Property Operations Team bei der effizienten Steuerung von Beschaffungs- und Verwaltungsprozessen. In dieser Rolle übernehmen Sie eine zentrale Funktion bei der Erstellung und Verwaltung von Purchase Orders, der Koordination von Dienstleistern sowie der Rechnungsbearbeitung und sorgen für reibungslose Abläufe im operativen Tagesgeschäft.

Ihre Aufgaben

• Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Purchase Orders (POs) in den relevanten Unternehmenssystemen, einschließlich ServiceNow und weiteren internen Tools.
• Steuerung des gesamten Bestellprozesses von der Beauftragung bis zur Rechnungsbearbeitung und Leistungserfassung.
• Unterstützung der Data Center Operations Teams bei administrativen und operativen Beschaffungsprozessen.
• Enge Zusammenarbeit mit Lieferanten, Dienstleistern, Operations, Finance und weiteren internen Stakeholdern zur Sicherstellung effizienter Abläufe.
• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie Unterstützung bei der Klärung von Abweichungen und offenen Positionen.
• Sicherstellung einer korrekten Dokumentation und Pflege von Bestellungen, Verträgen, Lieferanteninformationen und Nachweisen.
• Unterstützung bei der Verwaltung und Koordination von Dienstleistern, Wartungsfirmen und externen Partnern.
• Organisation von Zugängen, Registrierungen und administrativen Anforderungen für Lieferanten und Dienstleister.
• Pflege und Verwaltung relevanter Daten in Kunden-, Lieferanten- und Unternehmenssystemen.
• Erstellung von Auswertungen, Reports und Dokumentationen zur Unterstützung der operativen Teams und des Managements.
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Optimierung von Beschaffungs-, Rechnungs- und Administrationsprozessen.

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in den Bereichen Einkauf, Beschaffung, Procurement, Finanzadministration oder Operations Support.
• Erfahrung in der Erstellung und Nachverfolgung von Purchase Orders sowie in der Rechnungsprüfung und -bearbeitung.
• Sicherer Umgang mit ERP-, Procurement- oder Ticketing-Systemen, idealerweise ServiceNow sowie den gängigen Microsoft Office Anwendungen.
• Verständnis für Beschaffungs-, Rechnungs- und Lieferantenmanagementprozesse.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen, Finance-Teams sowie externen Lieferanten und Dienstleistern.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten parallel zu koordinieren.
• Hohe Genauigkeit und Detailorientierung bei der Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Dokumentationen.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Teamfähigkeiten mit starkem Servicegedanken.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.