Operations- & Eventmanagement / Assistenz der Geschäftsführung

Beschreibung

Wer wir sind und wen wir suchen:

Wir sind ein Unternehmen der Gemeinwohl-Ökonomie: kooperativ, solidarisch – und offen für deine Ideen. Hier bekommst Du die Freiheit, Impulse zu setzen und Orte zu prägen, die Menschen inspirieren und verbinden.

Um unsere komplexen Abläufe effizient, strukturiert und zukunftsfähig zu gestalten, suchen wir eine organisationsstarke und dynamische Persönlichkeit als:

Manager Operations & Events / Assistenz der Geschäftsführung

In dieser zentralen Schlüsselposition stellst Du die reibungslose administrative, personelle und logistische Abwicklung unserer Unternehmung sicher. Du bist die entscheidende Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, unseren internen Teams, externen Dienstleistern, Behörden und Crew-Mitgliedern.

Wir bieten dir

• Eine vielseitige Drehscheiben-Funktion mit gestalterischem Spielraum und Handlungsvollmacht in einem dynamischen Kultur- und Eventumfeld.
• Ein motiviertes, aufgeschlossenes Team, das gemeinsam Großes auf die Beine stellt.
• Kurze Entscheidungswege und direkter Austausch mit der Geschäftsführung.
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.

Verantwortungsbereich

• Identifikation, Recruiting und Auswahl von Festangestellten, Saisonkräften sowie Event- und Festivalteams.
• Zentrale Steuerung des Anwesenheits-, Urlaubs- und Ausfallmanagements (inkl. eAU) sowie der Homeoffice-Regelungen.
• Systematisches Arbeitszeit- und Überstundencontrolling.
• Konzeption und Durchführung des Onboarding-Prozesses und der Vorbereitung von Schulungen für das Festival- und Eventpersonal.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung und Dokumentation von einheitlichen Mitarbeiter-Standards (SOPs, Handbücher).
• Erstellung der Dienstpläne sowie Vorbereitung der lohnrelevanten Daten für die Buchhaltung.
• Betreuung und Verwaltung von Miet- und Nebenkostenverträgen für Büro- und Lagerflächen.
• Koordination der IT-Infrastruktur, Softwarelösungen und Lizenzen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
• Betreuung von Versicherungen, Telekommunikationsverträgen und Postverkehr.
• Strukturierte Verwaltung und Inventarisierung der Lagerbestände aller Gesellschaften.
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Produktion des Festivals Palais Sommer sowie Briefing und Einarbeitung der operativen Projektleitung.
• Eigenverantwortliche Beantragung und Einholung behördlicher Genehmigungen, Konzessionen und Flächennutzungen.
• Akquise, Budgetierung und Durchführung von Kundenveranstaltungen.
• Vorausschauende Termin- und Reisekoordination für die Geschäftsführung.
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen.

Dein Profil

Das bringst Du mit:

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium (z. B. Eventmanagement, Betriebswirtschaft, Kulturmanagement) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Operations, Eventorganisation oder der Geschäftsführungsassistenz.
• Du behälst auch in dynamischen Phasen und bei parallelen Projekten stets den Überblick, kannst gut priorisieren und arbeitest lösungsorientiert.
• Dank Deiner verbindlichen und empathischen Art bist Du ein geschätzter Ansprechpartner für Teams, Partner und Behörden. Du besitzt die Fähigkeit, Standards durchzusetzen und Teams erfolgreich zu briefen.
• Du schätzt Verlässlichkeit, hast einen Blick für Details sowie ein hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Tools zur Prozess- und Personalsteuerung.