Order Desk Specialist (m/w/d)

Mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit, einschließlich der Nutzung natürlicher Kältemittel, basiert das umfassende Portfolio der GEA Heating & Refrigeration auf jahrzehntelanger Innovation und führender Expertise in der industriellen Kälte- und Wärmetechnik. Von Kompressoren und vorkonfigurierten Kompressorsystemen über Kühlsysteme, Wärmepumpen und Steuerungen bis hin zu weiteren Lösungen – Branchenexperten weltweit vertrauen auf unsere Produkte, um hochwertige, zuverlässige und effiziente Ausrüstungen für ihre Prozesse und Anwendungen zu erhalten.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen Order Desk Specialist (m/w/d), an unserem Standort in Berlin Reinickendorf.

Responsibilities / Tasks

• Koordination und Steuerung von Kundenaufträgen über den gesamten Auftragsabwicklungsprozess hinweg für internationale sowie DACH-Kunden
• Anlage und Pflege von Aufträgen, Verträgen und vertriebsrelevanten Dokumenten im ERP-System unter Einhaltung der geltenden Unternehmensrichtlinien
• Überwachung von Vertrags-, Liefer- und Meilensteinterminen sowie Sicherstellung einer termingerechten Auftragsabwicklung
• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Produktion, Logistik, Versand, Finance und Controlling zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Erstellung, Koordination und Verwaltung von Versand- und Exportdokumenten, einschließlich Rechnungen, Ursprungszeugnissen und Versicherungszertifikaten
• Unterstützung kaufmännischer Prozesse durch Überwachung offener Forderungen, Bearbeitung von Akkreditiven sowie Abstimmung mit Kunden und Finanzpartnern
• Kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung von Prozessen, Arbeitsabläufen und Dokumentationen im Bereich Sales Support und Auftragsmanagement

Your Profile / Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Außenhandel, Industrie oder Betriebswirtschaft
• Mehrjährige Berufserfahrung im Auftragsmanagement, Vertriebsinnendienst, Customer Service oder einer vergleichbaren kaufmännischen Funktion
• Fundierte Kenntnisse in der Auftragsabwicklung sowie im Vertrags- und Exportmanagement eines international tätigen Unternehmens
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (z. B. SAP) sowie den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu bearbeiten
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung verbunden mit einer strukturierten, eigenständigen und lösungsorientierten Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern im nationalen und internationalen Umfeld

Wir Bieten

• Tarifvergütung: Eine Bezahlung nach IG-Metall-Tarifvertrag sichert dir ein stabiles Einkommen
• Work-Life-Balance: 35h-Woche und 30 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr zur Erholung
• JobRad: Nutze das JobRad-Angebot und bleibe fit, indem du mit dem Fahrrad zur Arbeit fährst
• Deutschlandticket: Erhalte ein bezuschusstes Deutschlandticket um umweltfreundlich und kostengünstig zu pendeln
• Betriebskantine: Profitiere von einer Betriebskantine, die dir täglich frische und gesunde Mahlzeiten anbietet
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten: Nutze maßgeschneiderte Weiterbildungsangebote, um deine beruflichen Fähigkeiten zu erweitern und deine Karriere voranzutreiben