Organisationsassistent*in

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation.

Beginndatum: Stundenausmaß: 20 Wochenstunden Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird angestrebt.

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Besondere Einrichtung für Qualitätssicherung in administrativen und organisatorischen Belangen bei Evaluationen, Befragungen und Projekten. Sie assistieren dem Team zuverlässig bei Sitzungen, Datenerhebungen und -auswertungen sowie steuerungsrelevanten Analysen.

• Organisieren: Professionelle Erledigung organisatorischer und administrativer Aufgaben im Team der Qualitätssicherung.
• Prozesse begleiten: Unterstützung der Leitung und der Fachreferent*innen bei Fakultäts-, Dienstleistungseinrichtungs- und Lehrveranstaltungsevaluationen sowie bei Befragungen und Projekten.
• Kommunizieren: Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit internationalen Gutachter*innen, inkl. Bereitstellung aller relevanten Informationen.
• Events & Termine managen: Koordination von Terminen, Organisation von Räumen und Catering für Besprechungen und Veranstaltungen.
• Dokumentieren: Teilnahme an Sitzungen und Erstellung präziser Protokolle.

• Ausbildung: Erfolgreicher Matura-Abschluss (BHS/HAK, AHS) oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Im administrativen Bereich, vorzugsweise an Hochschulen.
• Sprachkompetenz: Fließendes Deutsch und Englisch (C1-Niveau) für professionelle Kommunikation im internationalen Umfeld.
• Digitale Kompetenzen: Routinierter Umgang mit MS 365 (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Arbeitsweise: Organisationstalent mit strukturierter, detailgenauer Arbeitsweise und Überblick auch bei Fristen und Terminkoordination.
• Charakter: Verlässlichkeit, freundliches Auftreten, Kommunikationsstärke, hohe Serviceorientierung und Freude an der Einarbeitung in universitäre Prozesse sowie an laufender Weiterbildung.

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu Telearbeit innerhalb Österreichs im gegenseitigen Einvernehmen.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Engagement in einem diversen Team mit lockerem Arbeitsumfeld.
• Gute Erreichbarkeit: Arbeitsplatz mit optimaler öffentlicher Verkehrsanbindung.
• Interne Weiterbildung: Kostenfreies, umfangreiches Kursangebot zur Vertiefung Ihrer Kompetenzen.
• Faires Gehalt: Grundgehalt von EUR 2.759,20 (Basis Vollzeit – 40h/Woche, 14x pro Jahr), mit Möglichkeit der Erhöhung bei Anrechnung von Berufserfahrung.
• Chancengleichheit: Wertschätzung von Diversität und explizite Förderung qualifizierter Frauen in Leitungsfunktionen.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität . Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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