Organisationsassistent*in im Team Administration der Universitätsbibliothek Wien (w/m/d)

Ihr persönlicher Wirkungsraum:Die Universitätsbibliothek schafft mit der Hauptbibliothek, 33 Fachbibliotheken und dem Archiv ideale Bedingungen für Forschung, Lehre und Studium an der Universität Wien. Sie gestaltet Open Science, unterstützt Wissenschaft im digitalen Wandel und fördert durch moderne Lernräume, individuelle Beratung und ein breites Workshop-Angebot Informationskompetenz und wissenschaftlichen Austausch. Sie versorgt Universitätsangehörige und die Öffentlichkeit mit über zehn Millionen Medien aus acht Jahrhunderten.Das Team Administration unterstützt die Bibliotheksleitung umfassend in allen Verwaltungsbereichen. Die Stelle gelangt auf die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in, zumindest bis zum , mit Option auf Verlängerung, zur Besetzung.Das machen Sie konkret:Sie übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, extern) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Führung von Inventarlisten, Handkassa, Verwaltung von Zutrittsberechtigungen, etc.Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben, verwalten die Berechtigungen in SAP und unterstützen im BudgetcontrollingSie sind Reisebeauftragte*r, überprüfen und verwalten Reiseanträge und ReiseabrechnungenSie bereiten Veranstaltungen und Meetings vor und übernehmen Terminkoordination und Raumbuchungen Sie administrieren Drittmittelprojekte und unterstützen bei der DrittmittelabrechnungSie koordinieren und begleiten die Überführung der Themen Nachhaltigkeit und Notfallmanagement aus bestehenden Arbeitsgruppen in die laufenden Prozesse der Administration
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:ReifeprüfungBerufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext)Sehr gute MS Office Kenntnisse (insbes. Excel)Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftErfahrung mit digitaler Zusammenarbeit (z.B. MS Teams, Zoom)Erfahrung mit SAP (wünschenswert)Erfahrung mit Drittmittelprojekten (wünschenswert)
Das bieten wir Ihnen:Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit, 14 x jährlich) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!
So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)Ausschließlich über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Silvia Paula freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 
Administration & Organisation


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