Payroll & HR Operations Manager (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Du liebst es, Strukturen zu schaffen, Prozesse zu optimieren und Ordnung in komplexe HR-Abläufe zu bringen? Du denkst operativ, arbeitest strukturiert und hast Spaß daran, HR-Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln? Gleichzeitig bringst du fundierte Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung mit und möchtest gemeinsam mit unserem Payroll-Experten eine moderne HR-Operations-Landschaft aufbauen? - Dann suchen wir genau dich. Pammys ist in nur vier Jahren auf über 1 Million Kundinnen und Kunden gewachsen und wurde von der Financial Times als eine der am schnellsten wachsenden E-Commerce Brands Europas ausgezeichnet. Mit einem über150- köpfigen Team in Hamburg & Kiel befinden wir uns in einer spannenden Wachstumsphase. Deshalb bauen wir unser HR-Team weiter aus und suchen einen Payroll & HR Operations Manager (m/w/d), der unsere HR-Prozesse weiter professionalisiert, operative Exzellenz schafft und gleichzeitig die vorbereitende Lohnbuchhaltung sicher mitbetreuen kann. Du arbeitest eng mit dem Head of HR, unserem HR Payroll & Administration Manager, unserem Steuerbüro sowie den Führungskräften zusammen und sorgst dafür, dass unsere HR-Organisation effizient , skalierbar und zukunftssicher aufgestellt ist.

Deine Aufgaben

Verantwortung für die operative HR Administration entlang des gesamten Employee Lifecycles – von der Vertragserstellung bis zum Austritt
Erstellung von Arbeitsverträgen, Zusatzvereinbarungen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Arbeitszeugnissen sowie Pflege der digitalen Personalakten
Verantwortung für Onboarding- und Offboarding-Prozesse sowie die Koordination sämtlicher administrativer HR-Abläufe
Sicherstellung einer exzellenten Stammdatenqualität sowie Verantwortung für Personio als zentrale HR-Plattform
Aufbau, Optimierung und Standardisierung von HR-Prozessen, Richtlinien und Dokumentationen
Analyse bestehender Abläufe, Identifikation von Schwachstellen und Umsetzung nachhaltiger Verbesserungen
Eigenständige Durchführung von Aufräumaktionen, Datenbereinigungen und Qualitätsinitiativen innerhalb der HR-Organisation
Erstellung aussagekräftiger Reports, HR-Kennzahlen und KPI-Dashboards als Entscheidungsgrundlage für das Management
Mitarbeit bei HR-Projekten, Digitalisierungsvorhaben sowie Einführung neuer Prozesse, Automatisierungen und KI-gestützter Lösungen
Unterstützung bei Audits, Datenschutz-, Compliance- und arbeitsrechtlichen Dokumentationspflichten
Administrative Betreuung von Urlaub, Arbeitszeiten, Krankheit, eAU-Prozessen, Sonderurlaub sowie Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)
Unterstützung der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Vertretung des Payroll-Bereichs bei Abwesenheiten
Enge Zusammenarbeit mit Krankenkassen, Behörden, dem Steuerbüro und internen Ansprechpartnern

Dein Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Weiterbildung im Personalwesen oder Studium mit Schwerpunkt Personal, Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich HR Operations, Personaladministration oder HR Management
Sehr gute Kenntnisse im operativen Personalmanagement sowie fundierte Erfahrung entlang des gesamten Employee Lifecycles
Gute Kenntnisse in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht
Erfahrung mit Personio oder vergleichbaren HR-Systemen
Ausgeprägte Prozess- und Organisationskompetenz sowie Freude daran, Strukturen nachhaltig zu verbessern
Analytische Denkweise sowie hohe Zahlen- und Datenaffinität
Eigenverantwortliche, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hoher Qualitätsanspruch, ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Blick fürs Detail
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Du wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was verbessert werden muss.
Du erkennst Ineffizienzen, hinterfragst bestehende Abläufe kritisch und entwickelst daraus nachhaltige Lösungen.
Du schaffst Ordnung, bringst Struktur in komplexe Themen und sorgst dafür, dass HR-Prozesse auch bei weiterem Unternehmenswachstum zuverlässig funktionieren.
Gleichzeitig verstehst du die Bedeutung einer fehlerfreien Payroll und bringst genügend Fachwissen mit, um den Payroll-Bereich jederzeit kompetent unterstützen und vertreten zu können.