Institutssekretär (m/w/d) / Oscar-Langendorff-Institut für Physiologie

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist eine lebendige und kinderfreundliche Hafenstadt an der Ostsee. Die Universitätsmedizin Rostock ( ist der Maximalversorger für die Region Rostock, einer Wachstumsregion mit großem Potential.

Zur Verstärkung unseres Teams im Oscar-Langendorff-Institut für Physiologie suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, möglichst in Vollzeit (40 Std./Woche) und vergütet nach dem TV‑L, einen Institutssekretär (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Organisation des Institutssekretariat: Termin-, Prioritäten- und Informationsmanagement für die Institutsleitung
• Selbstständige Ausführung aller Sekretariatsaufgaben (Bürokommunikation, allgemeiner Schriftverkehr, Terminkoordination)
• Selbstständige Korrespondenz und Dokumentenerstellung in Deutsch und Englisch (Ministerien, DFG/EU, Kooperationspartner, Klinik/Fakultät)
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen (Agenda, Unterlagen, Protokolle), Präsentations- und Vorlagenerstellung
• Reise- und Veranstaltungsmanagement inkl. Reisekostenabrechnung
• Assistenz in Drittmittelprojekten (Fristen-/Mittel-/Dokumentenmanagement, Berichte, Zuwendungsrecht in Zusammenarbeit mit den Dezernaten)
• Unterstützung bei Budget-, Beschaffungs- und Personalvorgängen (Ausschreibungen, Verträgen, Gastwissenschaftler:innen)
• Vertrauliches Informations- und Datenmanagement, Schnittstelle zu Fakultät, Klinikum und zentraler Verwaltung

Das zeichnet Sie aus:

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen
• Nach Möglichkeit mehrjährige Erfahrung als Teamassistenz/Executive Assistant, idealerweise im Wissenschafts- oder Gesundheitsbereich
• Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch, in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; wünschenswert: ERP/SAP, Dokumentenmanagement, Kollaborationstools
• Organisationsstärke, Diskretion, zuverlässige Fristenkontrolle, serviceorientierte Kommunikation

Das bieten wir:

• Einen Standort am Meer: Rostock liegt in unmittelbarer Nähe zum Warnemünder Strand und zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität aus.
• Zeit für Erholung: 30 Tage Urlaub
• Finanzielle Sicherheit: Eine betriebliche Altersvorsorge in der VBL
• Nachhaltigkeit: Bikeleasing sowie ein vergünstigtes Jobticket
• Fitness und Freizeit: Zugang zum Universitätssport und Vergünstigungen für verschiedene Rostocker Fitnessstudios sowie für ausgewählte Veranstaltungen
• Gesundheit und Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Vergünstigungen für ausgewählte Apotheken

Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne:

Prof. Dr. med. Rüdiger Köhling
Institutsdirektor
Tel.: 0381 - 494 8000

Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwenden wir im Textverlauf die männliche Form der Anrede. Selbstverständlich sind an der Universitätsmedizin Rostock Menschen jeder Geschlechtsidentität willkommen.

Masern‑Immunitätsnachweis: Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund gesetzlicher Regelungen nur Bewerber:innen einstellen können, die über eine Immunität gegen Masern verfügen. Der entsprechende Nachweis muss von Ihnen vorgelegt werden.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei der Stellenbesetzung im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt.

Mit der Bewerbung entstehende Kosten können nicht übernommen werden.