Programmassistent (m/w/d)

Du willst dein Fachwissen in einem neuen Arbeitsumfeld einbringen? Dann bist du hier genau richtig! Wir sind mehr als nur Recruiter:innen – wir sind dein persönlicher Karriereberater. Unser Fokus: Dein nächster beruflicher Schritt, in dem du dich wirklich wohlfühlst.

Programmassistent (m/w/d)

Benefits

• anteiliges mobiles Arbeiten von zu Hause
• sehr flexibles Modell für mobiles Arbeiten
• attraktive Vergütung nach geltenden Standards
• umfassende Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge
• vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Weiterbildung
• moderne Arbeitsplatzausstattung in zentraler Lage
• vergünstigtes Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr

Aufgaben

• Du übernimmst die Funktion als erste Ansprechperson für die Programmleitung sowie die gesamte Abteilung und koordinierst alle internen sowie externen Projektschnittstellen professionell.
• Du bist verantwortlich für die umfassende Organisation von Meetings inklusive Raumbuchung, Catering sowie der anschließenden Protokollführung und der konsequenten Nachverfolgung aller offenen Aufgabenlisten.
• Du betreust die Reiseplanung für alle Projektmitarbeitenden durch die Buchung von Hotels, Flügen sowie Mietwagen und unterstützt aktiv bei der Erstellung wichtiger Prozessdarstellungen.
• Die Durchführung von Bestellvorgängen für Waren und Dienstleistungen im SAP-System gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben, wobei du die gesamte Abrechnung eigenständig und gewissenhaft abwickelst.
• Im Rahmen deiner Tätigkeit unterstützt du die Organisation von Workshops sowie Veranstaltungen und koordinierst sämtliche Termine für interne Stakeholder sowie alle beteiligten Partnerunternehmen der Branche.
• Des Weiteren unterstützt du das professionelle Besuchermanagement durch den Empfang nationaler sowie internationaler Gäste und steuerst die gesamte Korrespondenz sicher in deutscher und englischer Sprache.
• Abschließend verantwortest du die Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs und begleitest den gesamten Onboarding-Prozess für neue interne sowie externe Mitarbeitende zur Sicherstellung einer optimalen Einarbeitung.

Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Kaufmann für Dialogmarketing (m/w/d) erfolgreich in der Tasche.
• Du verfügst über mindestens dreijährige Berufserfahrung in der Teamassistenz oder einer vergleichbaren Position, in der du deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit bereits erfolgreich beweisen konntest.
• Du hast sichere Kenntnisse in der PC-Standardsoftware sowie fundierte Anwenderkenntnisse in SAP/P2P und den gängigen MS Office Programmen wie PowerPoint.
• Du verfügst über Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die tägliche Kommunikation mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern.
• Du bringst ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit sowie Organisationsfähigkeit mit und überzeugst durch deine strukturierte Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung im Team.
• Du bist eine belastbare Persönlichkeit mit Durchsetzungsvermögen, die auch in stressigen Phasen stets den Überblick behält und die verschiedenen Stakeholder im Projektalltag proaktiv unterstützt.
• Für die Ausübung dieser verantwortungsvollen Position bringst du neben deiner fachlichen Expertise auch eine gültige Arbeitserlaubnis sowie einen festen Wohnsitz in Deutschland mit.