Project Assistant (m/w/d) im Team Conference Management mit Schwerpunkt Participation (50%) un[...]

Stellenbeschreibung:

Ihre Aufgaben

An der Schnittstelle Publications & Participations unterstützen Sie im Vorfeld der Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) 2026 bei der Vorbereitung und Durchführung des Versands des jährlich erscheinenden Munich Security Reports (MSR) sowie bei unterschiedlichen Projekten im Rahmen der Hauptkonferenz. Ihre Aufgaben umfassen die Bereiche des Teilnahmemanagement, die Pflege der sensiblen Daten der MSC Datenbank, die Recherche von Teilnehmer:innen und relevanten Datensätzen sowie die Unterstützung beim Versand des MSR. Als Schnittstelle zwischen zwei Departments erhalten Sie Einblick in zwei Bereiche gleichzeitig. Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit den verschiedenen Departments der MSC zusammen. Sie kommunizieren direkt mit unseren Teilnehmer:innen und stehen in engem Austausch mit Botschaften, Behörden und Dienstleistungsunternehmen. Sie erstellen Einladungen, koordinieren die Registrierung, erarbeiten Konzepte und bringen sich unmittelbar in die Planung und Ausführung der Veranstaltungen ein. Zudem lernen Sie die Grundlagen des Project Managements für internationale politische Konferenzen kennen und erhalten nicht nur einen einzigartigen Einblick in die Organisation des weltweit größten Forums für sicherheitspolitische Themen, sondern auch in Vorgänge der internationalen Diplomatie und des Protokolls.

Ihr Profil

… sind ein Organisations- und Improvisationstalent und haben keine Schwierigkeiten, auch für unerwartete Probleme kreative Lösungen zu finden?
… verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, können sich diplomatisch geschickt ausdrücken und vermitteln und sprechen Englisch auf einem hohen Niveau?
… arbeiten eigenständig und strukturiert mit sensiblen Daten und sind ein Teamplayer?
… arbeiten gewissenhaft, sorgfältig und detailorientiert, auch wenn es mal hektisch wird?
… haben ein Verständnis für internationale Politik und bereits erste Einblicke in das Veranstaltungsmanagement sowie Kenntnisse im diplomatischen Protokoll?
… verfügen über gute Kenntnisse in Excel sowie den weiteren gängigen Microsoft-Office-Programmen?
… haben bereits Erfahrung in der Verwaltung und Pflege von Datenbanken?

Wir bieten

Purpose:Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabenin einer modern geführten, gemeinnützigen Organisation mit hoher internationaler Reputation
Teamgeist: offene, freundliche und schnelle Kommunikation sowie flache Hierarchien, dazu hochmotiviertes Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird
Moderne Arbeitsplatzausstattung: Büros im Herzen Münchensbzw. Berlins, dazu kostenloses Obst und breite Auswahl freier Getränke
Benefits & Wertschätzung: regelmäßige Teamevents, Urban Sports ClubMitgliedschaftu.v.m.
Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an der Münchner Sicherheitskonferenz