Projekt Assistenz / Dokumentation & Administration (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Du möchtest Projekte aktiv begleiten und dabei die organisatorischen Fäden in der Hand halten?

Wir suchen aktuell: Projekt Assistenz / Dokumentation & Administration (m/w/d) in Dresden

Als Projekt Assistenz Dokumentation & Administration (m/w/d) unterstützt Du verschiedene Projektbeteiligte bei der Steuerung, Organisation und Nachverfolgung wichtiger Projektprozesse. Dabei sorgst Du dafür, dass technische Dokumentationen, Projektunterlagen und relevante Informationen jederzeit vollständig, aktuell und nachvollziehbar verfügbar sind.

Deine Aufgaben

Steuerung, Pflege und Überwachung des gesamten projektbezogenen Dokumentenmanagements inklusive Dokumentenlenkung, Versionskontrolle, Freigabeprozessen sowie Sicherstellung der Aktualität und Verfügbarkeit aller Projektunterlagen
Verwaltung und Aktualisierung von Dokumentenlisten, Statusübersichten, Projektberichten und relevanten Dokumentendaten unter Einhaltung definierter Qualitätsstandards
Koordination und Abstimmung mit Kunden, Lieferanten, Subunternehmern, Baustellen, Projektteams und internen Fachabteilungen zu Dokumentationsanforderungen, Fristen, Vertragsunterlagen und Projektmeilensteinen
Vorbereitung, Prüfung, Übersetzung, Versand und Nachverfolgung technischer sowie kaufmännischer Dokumente in deutscher und englischer Sprache
Unterstützung der Projektleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, einschließlich Korrespondenz, Terminmanagement, Reiseorganisation, Reporting, Auswertungen, Protokollführung und Projektkommunikation
Überwachung offener Dokumentationsanforderungen sowie Unterstützung bei der Sicherstellung von Termin- und Projektvorgaben während sämtlicher Projektphasen
Unterstützung der Baustellen- und Projektteams bei der Nutzung projektbezogener Unterlagen sowie bei allgemeinen Aufgaben im Projektmanagement

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Projektmanagement, Projektservice, Dokumentenmanagement oder in der Projektassistenz
Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und digitalen Ablagestrukturen
Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel und Teams)
Lernbereitschaft zur Einarbeitung in das Konzern-Tool
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Schnelle Auffassungsgabe sowie hohe Lernbereitschaft