Projektkoordination - Live Events Industry

Du behältst den Überblick, wenn es auf jede Minute ankommt?

Bei ICAT Logistics sorgst du dafür, dass komplexe internationale Logistikprojekte reibungslos umgesetzt werden – auch unter hohem Zeitdruck. Ob internationale Konzerttourneen, große Sportveranstaltungen oder anspruchsvolle Live-Produktionen: Du übernimmst Verantwortung für Projekte, bei denen Präzision, vorausschauende Planung und zuverlässige Umsetzung entscheidend sind.

Zur Verstärkung unseres wachsenden Live-Events-Teams in Erding suchen wir einen erfahrenen Project Manager (m/w/d) , der komplexe Projekte eigenständig steuert, Herausforderungen proaktiv löst und auch in zeitkritischen Situationen den Überblick behält.

Standort: Erding bei München | Arbeitsort: Vor Ort, hybrid möglich | Umfang: Vollzeit, ab sofort

Mehr über ICAT: icatlogistics.com

Über die Position

Als Project Manager im Bereich Live Events übernimmst du die eigenständige Planung, Steuerung und erfolgreiche Umsetzung anspruchsvoller internationaler Logistikprojekte.

Du bist die zentrale Ansprechperson für deine Kunden und koordinierst sämtliche Projektphasen – von der ersten Anfrage und Angebotserstellung über die operative Planung bis hin zur erfolgreichen Durchführung und Nachbereitung.

Dabei arbeitest du eng mit unserem internationalen Netzwerk, Transportpartnern und internen Teams zusammen und stellst sicher, dass auch komplexe Projekte mit engen Zeitplänen zuverlässig, effizient und innerhalb des vereinbarten Budgets umgesetzt werden.

Wir suchen jemanden, der nicht nur organisiert, sondern Verantwortung übernimmt, vorausschauend denkt und Projekte aktiv zum Erfolg führt.

Dein Aufgabengebiet

Du übernimmst die Verantwortung für deine Projekte – von der ersten Planung bis zur finalen Umsetzung.

Du planst, koordinierst und leitest komplexe nationale und internationale Logistikprojekte für Tourneen, Sportevents, Konzerte und Live-Produktionen.

Du übernimmst die eigenständige Projektverantwortung und stellst sicher, dass Zeitpläne, Budgets und Qualitätsstandards eingehalten werden.

Du entwickelst maßgeschneiderte Transport- und Logistikkonzepte unter Berücksichtigung enger Deadlines und spezifischer Kundenanforderungen.

Du koordinierst internationale Luft-, See- und Straßentransporte und steuerst die Zusammenarbeit mit Fluggesellschaften, Speditionen, Frachtführern und unserem globalen Partnernetzwerk.

Du bist die zentrale Ansprechperson für Kunden und sorgst für eine professionelle, transparente und proaktive Kommunikation während des gesamten Projektverlaufs.

Du erkennst potenzielle Risiken frühzeitig, entwickelst alternative Lösungen und reagierst schnell und souverän auf kurzfristige Änderungen.

Du überwachst sämtliche Projektabläufe und stellst sicher, dass Sendungen termingerecht und sicher am Veranstaltungsort eintreffen.

Du erstellst und verantwortest Projektkalkulationen, Angebote und Budgets und behältst die Wirtschaftlichkeit deiner Projekte im Blick.

Du stellst sicher, dass alle erforderlichen Versand- und Zolldokumente korrekt erstellt und die relevanten Zollverfahren eingehalten werden.

Du koordinierst interne Teams, internationale Niederlassungen und externe Dienstleister, um einen reibungslosen Projektablauf sicherzustellen.

Du begleitest bei Bedarf internationale Projekte vor Ort und unterstützt die operative Umsetzung an Eventlocations weltweit.

Du betreust bestehende Kundenbeziehungen und trägst durch einen hervorragenden Service zur langfristigen Kundenzufriedenheit bei.

Bei uns managst du nicht einfach Transporte – du sorgst dafür, dass internationale Live-Events stattfinden können.

Über dich

Du bist ein erfahrener Projektmanager, der auch dann den Überblick behält, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen und jede Minute zählt.

Du bringst mit:

Mindestens 3–5 Jahre relevante Berufserfahrung im Projektmanagement, idealerweise innerhalb der internationalen Speditions-, Transport-, Event- oder Projektlogistik.

Nachweisbare Erfahrung in der eigenständigen Planung, Steuerung und erfolgreichen Umsetzung komplexer Projekte.

Ein hohes Maß an Selbstständigkeit und die Fähigkeit, mehrere anspruchsvolle Projekte gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten richtig zu setzen.

Sicherheit im Umgang mit zeitkritischen Projekten , engen Deadlines und sich kurzfristig ändernden Anforderungen.

Ausgeprägtes Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hervorragendes Auge fürs Detail.

Die Fähigkeit, Risiken frühzeitig zu erkennen, schnelle Entscheidungen zu treffen und auch unter Druck lösungsorientiert zu handeln.

Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres, professionelles Auftreten gegenüber Kunden, Partnern und internen Teams.

Erfahrung in der Erstellung und Überwachung von Projektbudgets, Kalkulationen und Angeboten.

Eine proaktive, verantwortungsbewusste und kundenorientierte Arbeitsweise.

Teamgeist, Flexibilität und die Bereitschaft, bei Bedarf auch selbst operativ mit anzupacken.

Du wartest nicht darauf, dass Probleme gelöst werden – du findest Lösungen und sorgst dafür, dass deine Projekte erfolgreich umgesetzt werden.

Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Spedition, Logistik, Supply Chain Management, Projektmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung.

Mindestens 3–5 Jahre einschlägige Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit Projektverantwortung.

Fundierte Kenntnisse internationaler Transport- und Logistikprozesse, idealerweise in der Luft-, See- und Straßenfracht.

Erfahrung in der Koordination komplexer, zeitkritischer Sendungen und internationaler Transportprojekte.

Kenntnisse internationaler Zollverfahren und relevanter Versanddokumente, einschließlich ATA Carnets, sind von Vorteil.

Erfahrung mit CargoWise ist von Vorteil.

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Reisebereitschaft für gelegentliche internationale Projekteinsätze und Veranstaltungen.

Bereitschaft, regelmäßig an unserem Standort in Erding zu arbeiten (hybrides Arbeiten möglich).

Gültige Arbeitserlaubnis bzw. uneingeschränkte Arbeitsberechtigung für Deutschland.

Live Events bei ICAT

Unser Live-Events-Team ist auf zeitkritische Logistik und internationale Speditionsdienstleistungen spezialisiert und arbeitet mit einigen der weltweit größten Namen aus Musik, Sport, Theater und Entertainment zusammen.

Mit Niederlassungen auf der ganzen Welt entwickeln und realisieren wir maßgeschneiderte Logistiklösungen, die internationale Veranstaltungen möglich machen – von Stadiontourneen und Theaterproduktionen bis hin zu großen Sportveranstaltungen.

In unserer Branche gibt es oft keine zweite Chance. Equipment muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein, denn wenn die Show beginnt, muss alles bereitstehen.

Genau dafür stehen wir bei ICAT.

Unser Erfolg basiert auf unseren Mitarbeitenden. Im Bereich Live Events wirst du Teil eines engagierten, internationalen Teams, das Innovation, Professionalität und den „Live Event Way“ lebt – unseren Anspruch, bei allem, was wir tun, höchste Qualität zu liefern.

Was wir bieten

Eigenverantwortung vom ersten Tag an: Du übernimmst anspruchsvolle Projekte und hast die Möglichkeit, aktiv Entscheidungen zu treffen und Ergebnisse zu gestalten.

Spannende internationale Projekte: Arbeite an renommierten Veranstaltungen, Konzerttourneen und Sportevents auf der ganzen Welt.

Ein dynamisches Arbeitsumfeld: Kein Projekt ist wie das andere – dich erwarten abwechslungsreiche Aufgaben und immer neue Herausforderungen.

Internationale Zusammenarbeit: Werde Teil eines globalen Netzwerks und arbeite mit erfahrenen Fachleuten aus der internationalen Event- und Logistikbranche zusammen.

Persönliche Weiterentwicklung: Klare Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, fachliche Schulungen und langfristige Karriereperspektiven.

Ein starkes Team: Ein unterstützendes und kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative, Zusammenarbeit und dein persönlicher Beitrag geschätzt werden.

Bereit für die nächste Herausforderung?

Du hast Erfahrung in der Steuerung komplexer Logistikprojekte, arbeitest gerne eigenverantwortlich und fühlst dich in einem dynamischen, zeitkritischen Umfeld wohl?

Dann möchten wir dich kennenlernen.

Werde Teil von ICAT Logistics und hilf uns, die größten Live-Events der Welt möglich zu machen.