Projektleitung (w/m/d) für die Ausschreibung und Implementierung einer Software zur Promovierendenverwaltung

Die Universität Heidelberg führt ein neues System zur Verwaltung des Promotionsprozesses ein. Gesucht wird eine engagierte Persönlichkeit zur Koordination der Ausschreibung, des Anforderungsmanagements und der Implementierung.

• Koordination der Ausschreibung: Eigenständige Erstellung eines strukturierten Anforderungskatalogs, Analyse fachlicher und organisatorischer Bedarfe sowie Abstimmung mit dem Universitätsrechenzentrum, der Graduiertenakademie und den Fakultäten. Durchführung des Vergabeverfahrens in Zusammenarbeit mit der Beschaffungsstelle.

• Anforderungsmanagement: Analyse, Dokumentation und Abstimmung fachlicher und technischer Anforderungen sowie notwendiger Schnittstellen zu bestehenden universitären Systemen.

• Roll-Out der Software: Konzeption, Planung und Steuerung der Einführung; Kommunikation mit den Fakultäten; Koordination übergreifender Abstimmungsprozesse; begleitendes Konflikt- und Risikomanagement.

• Change-Management: Konzeption und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Austauschformaten und Schulungen.

• Zusammenarbeit mit externen Akteur*innen: Steuerung und Kommunikation mit dem Software-Dienstleister, Teilnahme an universitätsübergreifenden User-Groups und Austauschformaten mit anderen Universitäten.

• Berichtswesen und Entscheidungsunterstützung: Erstellung von Berichten, Analysen und Entscheidungsvorlagen; Monitoring und Dokumentation von Projektfortschritten.

• Unterstützung der technischen Projektmitarbeit: Adressatengerechte Formulierung technischer Anforderungen, Erhebung und Auswertung dieser Anforderungen sowie Priorisierung; Mitwirkung bei der Erstellung des Testkonzepts.

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (mindestens Master) oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Einführung oder Betreuung komplexer Softwarelösungen.
• Kenntnisse im Bereich öffentlicher Ausschreibungsverfahren (idealerweise).
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägten Moderationskompetenzen.
• Teamfähigkeit und starkes soziales Kompetenzprofil.
• Kenntnisse universitärer Verwaltungsstrukturen (von Vorteil).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue technische Systeme.

• Befristung: 2 Jahre (Projektdauer).
• Arbeitszeit: Vollzeit (39,5 Wochenstunden); die Stelle ist grundsätzlich teilbar .
• Vergütung: Nach Entgeltgruppe 13 TV-L .
• Arbeitsort: Digital Office der Universität Heidelberg in enger Zusammenarbeit mit der Graduiertenakademie.
• Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Bedingungen.
• Weiterbildungsmöglichkeiten , bezuschusstes Deutschlandticket bzw. Job-Rad.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität . Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

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