Referent:in der Direktion (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Overview

In dieser Rolle unterstützen Sie die Direktion eines führenden Forschungsinstituts in Bayern und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie managen Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, protokollieren und überwachen Fristen. Zusätzlich strukturieren Sie HR-Prozesse, dokumentieren Abläufe und koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling sowie externen HR-Dienstleistern. Sie arbeiten diskret, kommunizieren professionell auf Deutsch und Englisch und gestalten Prozesse praktikabel mit.

Leistungen / Benefits

Unbefristete Festanstellung
Vollzeit mit Teilzeit-Optionen
Zentrale Rolle im Institutsumfeld
Wissenschaftsnahes Arbeitsumfeld
Moderne Arbeitsmittel und Strukturen
Gestaltungsspielraum beim Aufbau von Prozessen

Verantwortungsbereiche

Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- & Prioritätenmanagement, Reiseorganisation, Meeting-Organisation
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Agenda, Unterlagen, Protokolle und Follow-ups
Kommunikation mit internen/externen Stakeholdern und vertrauliche Inhalte professionell behandeln
Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, strukturierte Ablage
HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates, klare Verantwortlichkeiten
HR-Standards verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen
Koordination externer Partner (Payroll, Steuerbüro, HR-Dienstleister) & Abstimmung mit Finance/Controlling
Datenpflege & Compliance unter Beachtung Datenschutz & Richtlinien
Backup für das Office-Team

Zentrale Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in anspruchsvoller Assistenz-, Referent:innen- oder Office-Management-Funktion
Erfahrung in Geschäftsführung/Direktion oder wissenschaftsnahem Management bevorzugt
Sicheres Formulieren auf Deutsch und Englisch, adressatengerechte Aufbereitung von Informationen
Souveräne Organisationsfähigkeit, Prioritätensetzung und Koordination paralleler Vorgänge
Erfahrung in HR-Administration, Recruiting-Koordination, Onboarding oder Dokumentenmanagement von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365, Bereitschaft zum Aufbau von HR-Standards & Vorlagen