Referent:in der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Deine Aufgaben

Deine Rolle bei uns

Als Referent:in der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) arbeitest Du unmittelbar mit unserer Geschäftsführung zusammen. Dein Ziel ist es, aktiv zu entlasten, Themen eigenständig zu übernehmen und Freiräume für strategische und operative Aufgaben zu schaffen.

Dabei unterstützt Du mehrere Geschäftsführer mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen, Persönlichkeiten und Arbeitsweisen. Du stellst Dich flexibel auf verschiedene Prioritäten und Kommunikationsstile ein, denkst voraus und sorgst dafür, dass Themen verlässlich vorankommen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Vorbereitung und Koordination von Shareholder-Reportings sowie Entscheidungs- und Managementunterlagen.

Kurz gesagt: Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei, denkst mit und handelst eigenständig.

Deine Aufgaben

Du strukturierst und koordinierst laufende Themen, Prioritäten und Aufgaben der Geschäftsführung.
Du unterstützt mehrere Geschäftsführer mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen und Arbeitsweisen und stellst Dich flexibel auf ihre jeweiligen Prioritäten und Anforderungen ein.
Du übernimmst Themen proaktiv und eigenständig und sorgst dafür, dass sie konsequent vorangetrieben und abgeschlossen werden.
Du bereitest Geschäftsführungsrunden, wichtige Gespräche, Präsentationen und Entscheidungen vor.
Du koordinierst das Shareholder-Reporting, führst Kennzahlen und Beiträge aus verschiedenen Bereichen zusammen und bereitest diese adressatengerecht auf.
Du erstellst Analysen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen.
Du koordinierst interne und externe Ansprechpartner:innen und stellst sicher, dass Informationen und Ergebnisse rechtzeitig vorliegen.
Du übernimmst ausgewählte Projekte, Sonderaufgaben und bereichsübergreifende Themen eigenständig.
Du behältst Fristen, offene Punkte und nächste Schritte im Blick und sprichst Handlungsbedarf proaktiv an.
Du unterstützt bei der Termin- und Reiseorganisation und entwickelst Strukturen und Arbeitsweisen im direkten Umfeld der Geschäftsführung weiter.

Dein Profil

Das bringst du mit

Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Referenten-, Projektmanagement- oder vergleichbaren Funktion, idealerweise mindestens fünf Jahre.
Erfahrung aus einem mittelständischen Unternehmen ist von Vorteil. Auch ein Hintergrund aus Beratung, Hotellerie oder einem vergleichbar dynamischen Umfeld kann sehr gut zu dieser Position passen.
Du hast Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Management oder Führungskräften.
Du arbeitest sehr strukturiert, vorausschauend und eigenständig und erkennst, wo Du die Geschäftsführung aktiv entlasten kannst.
Du kannst Dich schnell auf unterschiedliche Persönlichkeiten, Arbeitsweisen, Prioritäten und Kommunikationsstile einstellen.
Du bringst ausgeprägtes Organisationstalent sowie analytisches und unternehmerisches Denken mit.
Du gehst sicher mit Zahlen, Daten, Präsentationen und Managementunterlagen um.
Du trittst souverän und verbindlich auf und verfügst über eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit.
Diskretion, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein sind für Dich selbstverständlich.
Du arbeitest sehr sicher mit Microsoft 365, insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook.
Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.