Sachbearbeiter:in Verkauf, Logistik/Administration 60 % (m/w/d)

Die REGENA-Gruppe ist ein Familienunternehmen mit über 60 Jahren Erfahrung in der Herstellung und dem Vertrieb von mehr als 200 homöopathischen Arzneimitteln unter dem Namen REGENAPLEXE. Der Vertrieb erfolgt im B2B-Bereich in der Schweiz sowie über die deutsche Tochtergesellschaft REGENAPLEX GmbH und ausgewählten EU-Ländern. Ergänzend dazu bietet die Stiftung REGENA-Akademie seit 2002 ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsangebot zur REGENA-Therapie für Ärzte, Therapeuten und Apotheker.

Ihre primären Verantwortlichkeiten:

1. Verkauf & Kundenservice (B2B, Fokus Deutschland / EU)

• Auftragsabwicklung und Fakturierung im ERP-System (GUS OS) für die REGENAPLEX GmbH sowie stellvertretend für weitere Gruppengesellschaften
• Pflege und Verwaltung von Kunden- und Adressdaten im ERP-System
• Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon, E-Mail und Brief (Deutsch, idealerweise auch Französisch)
• Betreuung der Telefonzentrale für den deutschen und europäischen Markt
• Organisation und Versand von Informationsmaterialien

2. Logistik & Versand

• Abwicklung von Retouren, Reklamationen und Warenrücksendungen
• Administrative Koordination und Versand von Büchern, Testsets, Seminar- und Informationsunterlagen
• Vorbereitung und Versand von Messeunterlagen sowie Unterstützung bei Messeorganisation
• Inventur und Bestandsführung des Informationslagers
• Mitarbeit bei der Pflege und Aktualisierung interner Logistikprozesse und SOPs
• Bearbeitung des Posteingangs am Standort Konstanz
• Handling von palettisierter Ware und Versandtätigkeiten

3. Administration & Organisation & regulatorische Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die REGENA-Gruppe und die Stiftung REGENA-Akademie
• Verantwortung für Druck und Versand der hauseigenen Fachzeitschrift (Print)
• Erstellung und Produktion von Marketing- und Werbematerialien
• Verwaltung von Gelangensbestätigungen im EU-Warenverkehr
• Unterstützung bei der administrativen Vorbereitung der Chargenfreigabe von Arzneimitteln am Standort Konstanz (Deutschland)
• Mitwirkung bei der Produktüberwachung im Rahmen der Arzneimittelsicherheit (z. B. Bearbeitung von Rückmeldungen und Reklamationen)
• Sicherstellung einer vollständigen und regelkonformen Dokumentation im Zusammenhang mit Arzneimittelprozessen
• Mitarbeit bei der Einhaltung von GDP-/GMP-nahen Anforderungen im administrativen und logistischen Umfeld
• Meldung und Verwaltung der gesetzeskonformen Entsorgung von Arzneimittelabfällen in Deutschland
• Unterstützung bei qualitätsrelevanten Prozessen gemäss internen Richtlinien und SOPs

Das bringen Sie mit

• Kaufmännische Ausbildung (z.B. Industriekaufmann/-frau , Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbar)
• Sicherer Umgang mit MS-Office und sehr gute ERP-Anwenderkenntnisse.
• Selbständiges, verantwortungsbewusstes Organisationsgeschick und entsprechendes, engagiertes Handeln
• Gute Auffassungsgabe und Bereitschaft, im Team abteilungsübergreifend mitzuarbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Französisch von Vorteil
• Verantwortungsbewusste, strukturierte und effiziente Arbeitsweise
• Flexibilität, Belastbarkeit
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Gute und freundliche Umgangsformen

• Eine anspruchsvolle und interessante Herausforderung in einem stabilen und erfolgsorientierten Unternehmen mit internationaler Ausrichtung
• Kurze Entscheidungswege, familiäre und offene Firmenkultur
• Firmen-Parkplatz, gute ÖV-Anbindung
• 6 Wochen Ferien