Sales Administration mit KI-Affinität (m/w/d)

Du sorgst dafür, dass aus einem Angebot reibungslos ein Auftrag wird, und denkst dabei immer einen Schritt weiter: Wie lassen sich wiederkehrende Aufgaben mit KI schlanker, schneller und besser machen? Zur Unterstützung unseres Vertriebs bei SelectLine und DATALINE, unseren Marken für ERP-Software und Lohnabrechnung, suchen wir eine Sales Administration, die Struktur in Prozesse bringt und neue Technologien im Arbeitsalltag selbstverständlich nutzt.

Dein Verantwortungsbereich

• Du steuerst den kaufmännischen Vertriebsprozess von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung bis zur Rechnungsstellung und Lizenzverwaltung.

• Du unterstützt unsere Account Executives und das Vertriebsteam operativ und nimmst ihnen administrative Arbeit ab, damit sie mehr Zeit für Kunden haben.

• Du pflegst Kunden-, Vertrags- und Lizenzdaten im CRM- und ERP-System und sorgst für saubere, aktuelle Daten.

• Du erstellst eigenverantwortlich Wartungs- und Vertragsrechnungen und überwachst Vertragslaufzeiten, Verlängerungen und Kündigungsfristen.

• Du betreust Partner und Kunden telefonisch und schriftlich bei administrativen Fragen rund um Angebote, Aufträge und Lizenzen.

• Du erstellst Vertriebsreportings und analysierst Kennzahlen, um Abläufe zu optimieren und Potenziale sichtbar zu machen.

• Du setzt KI-Tools im Vertriebsalltag ein, zum Beispiel für Angebotstexte, Zusammenfassungen, Datenpflege und Reportings, und entwickelst gemeinsam mit uns Automatisierungen und Prozessverbesserungen weiter.

• Du stimmst dich eng mit Vertrieb, Buchhaltung, Support und Produktmanagement ab und hältst die Schnittstellen zusammen.

Dein Profil

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung in Vertriebsinnendienst, Sales Administration, Auftragsabwicklung oder einer vergleichbaren Position.

• Du bist sicher im Umgang mit CRM- und ERP-Systemen und bringst idealerweise Erfahrung mit Software-Lizenz- und Wartungsmodellen mit; Grundkenntnisse in Buchhaltung sind von Vorteil.

• Du bist KI-affin: Du nutzt Tools wie Claude, ChatGPT oder Copilot bereits im Arbeitsalltag oder bist neugierig, sie souverän einzusetzen, und hinterfragst Ergebnisse kritisch.

• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick.

• Du bist kommunikationsstark, serviceorientiert und hast Freude am Umgang mit Kunden, Partnern und Kolleg:innen.

• Du ergreifst Eigeninitiative und denkst in Prozessen und Verbesserungen.

• Du sprichst und schreibst sicher Deutsch (mindestens C1); gute Excel-Kenntnisse setzen wir voraus.

Was dich erwartet

• Ein sicherer, unbefristeter Arbeitsplatz in einer zukunftsstarken Unternehmensgruppe

• 100 % Remote-Arbeit mit flexiblen Arbeitszeiten und modernem Equipment

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Raum für Eigeninitiative, eigene Ideen und aktive Mitgestaltung beim Thema KI

• 30 Tage Urlaub, Weiterbildungsangebote, JobRad und Deutschlandticket

• Ein motiviertes Team mit offener Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen

Bei der SelectLine Group heißen wir alle Menschen willkommen – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, Behinderung oder Alter.