Sales Operations Specialist (w/m/d)

Sales Operations Specialist (w/m/d)

Als Sales Operations Specialist bei Everphone bist du die operative Schaltzentrale unseres Sales Teams. Du übernimmst zentrale Aufgaben entlang des gesamten Sales-Zyklus, von der Angebotserstellung bis zur Übergabe. Du erkennst Chancen zur Optimierung, strukturierst aktiv und steuerst Prozesse über verschiedene Sales-Stages hinweg.

Kurzüberblick

• Standort: Berlin, München und Miami
• Arbeitsmodell: Vollzeit
• Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben

Als Sales Operations Specialist bist du für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Angebots- & Proposal-Unterstützung: Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Angebots- und Proposal-Dokumenten
• Pricing & Kalkulationslisten: Erstellung und Pflege von Preis-, Kalkulations- und Barb-Listen sowie Pricing Sheets
• RFP- & Ausschreibungs-Support: Unterstützung bei der Bearbeitung von RFPs und Ausschreibungen inklusive zugehöriger Unterlagen
• Vertrags- & Dokumentenmanagement: Bereitstellung, Pflege und strukturierte Ablage von Vertragsunterlagen und Vorlagen
• Sales-Handover-Unterstützung: Administrative Begleitung und Dokumentation von Übergaben aus dem Sales-Bereich
• Ticket- & Aufgabenkoordination: Annahme, Priorisierung und Bearbeitung von Ticketanfragen aus dem Sales-Team
• CRM- & Datenpflege: Pflege und Anreicherung von CRM-/CM-Daten sowie Sicherstellung einer sauberen Dokumentenablage
• Reporting: Erstellung und Aufbereitung von Reports und KPI-Auswertungen
• Präsentations- & Vertriebsunterlagen: Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Sales-Materialien
• Asset- & Preisunterstützung: Aufbereitung von Asset-Listen sowie Unterstützung bei Abstimmungen mit Einkauf und Finance

Anforderungen

• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in administrativen, operativen oder backoffice-nahen Tätigkeiten im Vertriebs- oder Angebotsumfeld
• Dokumentenerfahrung: Erfahrung im Umgang mit Angebotsunterlagen, Preis- und Kalkulationslisten sowie Angebots- und Vertragsdokumenten
• Prozessverständnis: Fähigkeit, standardisierte Prozesse zuverlässig anzuwenden und Aufgaben strukturiert umzusetzen
• Ticketbasiertes Arbeiten: Erfahrung oder hohe Affinität zur Bearbeitung, Priorisierung und Nachverfolgung von Sales-Tickets
• Systemkenntnisse: Sicherer Umgang mit CRM- oder vergleichbaren Systemen (z. B. Salesforce)
• Daten- & Dokumentenpflege: Erfahrung in der Pflege von Daten, Dokumentenmanagement und strukturierten Ablagesystemen
• Organisation & Priorisierung: Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und effektiv nach Prioritäten sowie Deadlines zu strukturieren
• Arbeitsweise: Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise bei der Bearbeitung von Angeboten, Pricing Sheets und Reports
• Präsentation & Reporting: Erfahrung in der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsmaterialien und Reportings
• Sales-Verständnis: Grundlegendes Verständnis für vertriebliche Abläufe entlang des gesamten Sales-Zyklus (Angebot Vertrag Übergabe)
• Ausschreibungen: Bereitschaft, sich in Ausschreibungen (RFPs) einzuarbeiten und diese unterstützend zu begleiten
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• Bezuschusste Mitgliedschaften beim Urban Sports Club
• 30 Urlaubstage pro Jahr
• Monatlich bis zu 50 € Extra-Guthaben über Circula (für Lebensmittel, Drogerie, Baumärkte, Tankstellen u. a.)
• Jährlicher Mobilitätszuschuss von 348 € für den ÖPNV
• Zugang zur High Five App mit einem täglichen Budget
• Zugang zu mentaler Gesundheitsunterstützung über Voiio
• Die Möglichkeit für bis zu 4 Wochen im EU Ausland zu arbeiten
• Betrieblicher Altersvorsorgezuschuss
• Jährliche Grippeschutzimpfungen und Sehtests
• Frisches Obst, gesunde Snacks, hochwertige Kaffeespezialitäten und Softdrinks