Schreibassistenz in der Administration (m/w/d)

Job Description Der Kreis Recklinghausen ist mit 620.000 Einwohnern der bevölkerungsreichste Kreis Deutschlands. Er verbindet das grüne Münsterland mit der Metropolregion Ruhr, einem der bedeutendsten Industrie-, Bildungs- und Wirtschaftsstandorte. Als Arbeitgeber für mehr als 2.000 Beschäftigte verstehen wir uns als modernes und bürgerorientiertes Dienstleistungsunternehmen. Als attraktiver Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen abwechslungsreichen, familienfreundlichen und sicheren Arbeitsplatz.
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Wir haben zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Fachdienst Gesundheit für das Ressort Sozialpsychiatrischer und eignungspsychologischer Dienst zwei Stellen als
Schreibassistenz in der Administration (m/w/d)(EG 5 TVöD)
zu besetzen.
Es handelt sich um eine unbefristete Stelle mit einem Stundenumfang von 35 Wochenstunden und eine bis zum befristete Stelle im Umfang von 14 Wochenstunden mit der Option einer geringfügigen befristeten Stundenaufstockung.
Die unbefristete Stelle ist teilbar, sofern ein vorgegebener Abstimmungsbedarf eingehalten werden kann.
Der Einsatz erfolgt im Gesundheitsamt in Recklinghausen
Ihre Aufgaben:
Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben (Terminplanung, Korrespondenz, Büroorganisation, Datenerfassung von Ein- und Ausgangspost, Altaktenvernichtung, Telefonorganisation, Klienten-/Kundenempfang etc.)
Sie pflegen und organisieren das Terminmanagement bei Gutachtenaufträge
Sie unterstützen des ärztliche und psychologische Fachpersonal administrativ, z. B. durch Erstellung von Aktenvermerken, einfachen Schreiben oder Gutachten nach Diktat
Sie sind verantwortlich für die kontinuierliche Dokumentation und Statistikpflege
Sie unterstützen bei Planung, Organisation und Abwicklung von spezifischen ressortinternen Veranstaltungen unter der Leitung der Ressortleitung/Psychiatriekoordination
Ihr fachliches Anforderungsprofil:
Bewerben können sich Interessierte, die
über eine abgeschlossene Ausbildung im medizinischen Bereich (z. B. als medizinische/r Fachangestellte/r) verfügen
oder
die Ausbildung bzw. Qualifikation zum/ zur Verwaltungsfachangestellten oder zur/zum Verwaltungswirt*in (Verwaltungslehrgang I) nachweisen können
oder
eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung für den Büro- oder Verwaltungsdienst (z. B Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r oder vergleichbar) nachweisen können.
nachweisen können.
Wünschenswert ist eine einschlägige Berufserfahrung in einem Sekretariat oder vergleichbarer Position.
Unsere Erwartungen
Zuverlässige, verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise
Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
Hohe Belastbarkeit und sorgfältiges Arbeiten, auch in anspruchsvollen Situationen
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Offenheit für neue Fachsoftware
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Freundliches, souveränes Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Teamorientierung, Flexibilität und Bereitschaft zur Übernahme von Vertretungsaufgaben
Wir bieten:
Eine sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Voll- sowie Teilzeitbeschäftigung auch in Führungspositionen
ein attraktives Gleitzeitmodell
flexible Arbeitszeiten
Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Im TVöD eine Jahressonderzahlung und eine jährliche Leistungsprämie sowie eine attraktive betriebliche Altersversorgung durch die Zusatzversorgungskasse
Individuelle Fortbildungs-, Entwicklungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer wertschätzenden und vertrauensvollen Arbeitsatmosphäre
Eine moderne Führungskultur
Ein fortschrittliches betriebliches Gesundheits- und Eingliederungsmanagement
Vermögenswirksame Leistungen
Ein Mitarbeitervorteilsprogramm
Die Kreisverwaltung Recklinghausen unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Bewerbungen geeigneter Menschen mit einer Behinderung sind erwünscht. Diese Stellenausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Migrationshintergrund.
Die Stelle ist nach Entgeltgruppe EG 5 TVöD-VKA bewertet. xmdgtar Dies entspricht bei Vollzeitbeschäftigung einer in sechs Stufen unterteilten Jahresbruttoentgeltspanne von derzeit ca. 40144 € bis ca. 48615 € (EG 5) bei Teilzeitbeschäftigung erfolgt die Vergütung anteilig entsprechend dem vereinbarten Beschäftigungsumfang. Die konkrete Stufenzuordnung richtet sich nach den tariflichen Regelungen, insbesondere nach der einschlägigen Berufserfahrung und den persönlich