Sekretariat der Amtsleitung im Amt für Soziales (w/m/d)

Friedrichshain‑Kreuzberg lebt von Vielfalt, Ideen und Zusammenhalt. Wir sorgen dafür, dass dieser Bezirk für alle lebenswert bleibt – Tag für Tag. Dafür brauchen wir Sie. Bei uns arbeiten Sie mitten im Geschehen, in einem Team, das so bunt ist wie der Bezirk selbst. Sie wünschen sich Sicherheit, Sinn und die Chance, direkt in Ihrem Umfeld etwas zu bewegen? Finden Sie bei uns!

Gemeinsam gestalten wir Verwaltung neu: bürgernah, modern und nachhaltig – ob in Sozialarbeit, Kulturförderung oder Bürgerdiensten. Egal ob Verwaltungstalent oder Quereinsteiger*in: Wir suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen und den Kiez mitgestalten wollen. Dabei zählen Ihr Engagement, Ihre Haltung und Ihre Lust, Dinge besser zu machen. WORK AS YOU ARE – im Bezirksamt Friedrichshain‑Kreuzberg.

Sie sind vertraut mit dem PC, arbeiten gerne im Büro, können gut organisieren und verwalten? Sie verfügen über ein gepflegtes und selbstbewusstes Auftreten, kommunizieren gerne mit Klient*innen – auch am Telefon – und sind loyal und verschwiegen?

Dann suchen wir Sie für das Sekretariat der Amtsleitung des Amtes für Soziales! Es erwartet Sie ein angenehmes und wertschätzendes Arbeitsklima mit flexiblen Arbeitszeiten und ein sicherer Job im öffentlichen Dienst.

Entgeltgruppe: E6 TV‑L (Bewertungsvermutung)
Arbeitszeit: Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden / vollzeitnahe Teilzeit möglich
besetzbar: ab sofort, unbefristet

Ihre Aufgaben

Organisatorische Angelegenheiten

• Sichtung und Bearbeitung von Posteingang, E‑Mail-Postfach des Amtes für Soziales und der Amtsleitung nach Dringlichkeit
• Führen des Terminkalenders, Terminkoordinierung und -kontrolle für die Amtsleitung
• Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Führen von Sitzungsprotokollen
• Koordination der Bearbeitung von Stellungnahmen und Anfragen für politische Gremien und Überwachung der Fristeinhaltung sowie Dokumentation und Ablage

Beschwerdemanagement und Öffentlichkeitsarbeit

• Koordination, Dokumentation und Überwachung des Bearbeitungsprozesses von mündlichen und schriftlichen Beschwerden, insb. Aufnahme und Eingangsbestätigung, Weiterleitung an zuständigen Fachbereich, Fristsetzung und Fristüberwachung, Erstellung oder Korrektur von Antwortschreiben der Amtsleitung
• eigenständiges Beantworten in einfachen Fällen grundsätzlicher Bedeutung
• Telefonische Auskunftserteilung zu Fragen des Amtes allgemein
• Überprüfung der Darstellung des Amtes für Soziales im Internet/Intranet und Einpflegen von Änderungen

Eine ausführliche Beschreibung des Aufgabengebietes finden Sie unter dem Button "weitere Informationen ". Im Auswahlgespräch werden insbesondere die darin am höchsten gewichteten Kompetenzen geprüft.

Ihr Profil

Tarifbeschäftigte:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten, zur Kauffrau / zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbaren Ausbildungsberufen. Es kommen auch Beschäftigte mit einem abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder vergleichbarer Qualifizierung in Betracht

Darüber hinaus sind:

• Berufserfahrung im Bereich von Sekretariatsaufgaben erforderlich
• Berufserfahrung in einem Vor- oder Geschäftszimmer bzw. einer Anmeldung erwünscht

Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen

Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.

vollständige erforderliche Bewerbungsunterlagen:

• Anschreiben
• tabellarischer Lebenslauf (inklusive Angabe Ihrer Telefonnummer)
• Nachweis über geforderte Qualifikation
• aktuelle Beurteilung oder ggf. Arbeitszeugnis
• Nachweise über die Gleichwertigkeit bei ausländischen Bildungsabschlüssen
• ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte

Kontaktdaten bei Fragen:
Bezirksamt Friedrichshain‑Kreuzberg von Berlin
Amt für Soziales Interner Service‑ Soz SL
10216 Berlin oder per E‑Mail: