Sekretärin der Geschäftsführung (m/w/d)

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen aus dem Bereich Mobilität und öffentliche Dienstleistungen mit Sitz in Essen. Das Unternehmen steht für stabile Strukturen, ein professionelles Umfeld und eine verantwortungsvolle Rolle im regionalen Infrastrukturmarkt .

• Planung, Koordination und Steuerung aller administrativen Abläufe im Sekretariat der Geschäftsführung unter Wahrung strikter Vertraulichkeit
• Eigenständige Bearbeitung und Erstellung der Geschäftsleitungskorrespondenz
• Formale Prüfung sowie Anpassung von Dokumenten und Vorlagen zur Unterschrift
• Terminmanagement inkl. Vorbereitung und Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Geschäftsführung, Gremien, interne Meetings)
• Erstellung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Unterlagen sowie Durchführung von Recherchen
• Weiterentwicklung und Pflege des internen Dokumentenmanagements
• Rechnungsbearbeitung sowie Organisation von Geschäftsreisen
• Empfang und Betreuung von Besuchern

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokommunikation oder vergleichbar)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsumfeld auf gehobenem Niveau
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Souveränes Auftreten und Kommunikationsstärke
• Hohe Diskretion, Loyalität und Belastbarkeit

• Verantwortungsvolle Position in direkter Nähe zur Geschäftsführung
• Stabiles und strukturiertes Arbeitsumfeld
• Vielseitige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Professionelles Team und klare Prozesse