Sekretär/in der Institutsleitung/Fremdsprachenassistent/in (w/m/d) in Vollzeit (100%)

Sekretär/in der Institutsleitung / Fremdsprachenassistent/in (w/m/d) in Vollzeit (100%) - Stuttgart

Die Universität Stuttgart ist eine führende technisch-orientierte Universität mit weltweiter Ausstrahlung. Das 4. Physikalisches Institut steht für Spitzenforschung und moderne Lehre im Bereich der Experimentalphysik mit Schwerpunkt ultraschnelle Nanooptik und ultrakurzen Laserpulsen.

Zum 1. Dezember 2026 ist eine unbefristete Vollzeitstelle als Sekretär/in der Leitung / Fremdsprachenassistent/in (w/m/d) am Institut zu besetzen.

Was wir bieten

• Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum in einem wissenschaftlich erfolgreichen, internationalen Forschungsteam
• Eine Stelle im öffentlichen Dienst mit Vergütung bis zu TV-L E9
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote
• Betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeitendenrabatte (z.B. D-Ticket), JobBike BW

Ihre Tätigkeiten in der Organisation der Lehre und des allgemeinen Institutsbetriebs

• Eigenständige Verwaltung der Forschungsprojekte des Instituts inkl. Budget‑ und Personalverwaltung
• Allgemeine Institutsverwaltung inkl. Personalangelegenheiten, Terminkoordination, Rechnungseingang und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie ggf. in einer weiteren Fremdsprache
• Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Organisation des Aufenthalts und Betreuung von internationalen Gästen und Gastwissenschaftlern des Instituts
• Organisation des laufenden Institutsbetriebs wie kleine Konferenzen, Seminare, Besprechungen (Catering)

Ihr Anforderungsprofil

• Sehr gute Kenntnisse im Arbeiten mit EDV‑Office‑Anwendungen (Word, Excel, Outlook); SAP‑Kenntnisse sind wünschenswert
• Verwaltungskenntnisse im öffentlichen Dienst wünschenswert
• Sichere Beherrschung von Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; vertiefte Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache in Wort und Schrift sind wünschenswert
• Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, organisatorischem Geschick und Kommunikationsfähigkeit

EEO‑Statement

Die Universität Stuttgart legt Wert auf berufliche Gleichstellung. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und berücksichtigen Menschen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung bevorzugt.