Sekretär*in (m/w/d) der Klinikdirektion | Poliklinik für Zahnärztliche Prothetik

Organisation trifft Zukunft: Starten Sie mit uns in Deutschlands modernster Zahnklinik!

Sie arbeiten strukturiert, denken mit, behalten Termine, Abläufe und Prioritäten im Blick und sorgen gern dafür, dass im Hintergrund alles professionell funktioniert? Dann erwartet Sie bei uns eine verantwortungsvolle Position in einem modernen universitären Umfeld mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum!

Eintritt: nach Vereinbarung

Umfang: vorerst 20 Stunden/Woche*

Beschäftigung: befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung*

Arbeitsort: Brandenburg an der Havel – ab Sommer 2026 in Deutschlands modernster Zahnklinik!

* Die Stelle ist zunächst mit 20 Stunden/Woche zu besetzen und auf zwei Jahre befristet. Wir wünschen uns eine langfristige Zusammenarbeit und eröffnen daher ausdrücklich die Möglichkeit einer Entfristung. Mit der weiteren Entwicklung und Etablierung der Poliklinik besteht zudem perspektivisch die Möglichkeit, den Stundenumfang auf bis zu 40 Stunden/Woche zu erweitern.

Wir sind die Medizinische Hochschule Brandenburg Theodor Fontane (MHB), eine staatlich anerkannte Universität mit einem besonderen Fokus auf praxisnahe Lehre, innovative Forschung und die Ausbildung der nächsten Generation von Ärzt*innen und Psycholog*innen. In enger Zusammenarbeit mit unseren Trägerkliniken verbinden wir exzellente Wissenschaft mit moderner Patientenversorgung und gestalten aktiv die Zukunft der Medizin in Brandenburg und darüber hinaus!

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Büromanagement, Gesundheitswesen, Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, Assistenzbereich, Direktionssekretariat oder in einer vergleichbaren administrativen Position wünschenswert
• Idealerweise Erfahrung im Hochschul-, Klinik-, Praxis- oder Gesundheitsumfeld
• Sehr sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Erfahrung im professionellen Schriftverkehr (idealerweise nach DIN 5008), Terminmanagement sowie in der Koordination komplexer Abläufe
• Souveräner Umgang mit Korrespondenz, Protokollführung und administrativen Unterlagen
• Digitale Affinität sowie Freude an modernen Arbeitsprozessen und Systemen
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit Datenbanken, Verwaltungssoftware oder digitalen Dokumentenmanagementsystemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (B2/C1‑Niveau) sowie ein sicherer Schreibstil
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B1/B2‑Niveau)

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und absolute Diskretion
• Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten auf allen Kommunikationsebenen
• Kommunikationsstärke sowie serviceorientierter Umgang mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen und auch bei parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative, Lösungsorientierung und pragmatische Hands‑on‑Mentalität
• Teamfähigkeit sowie Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit
• Belastbarkeit, Flexibilität und souveränes Handeln auch in dynamischen Situationen
• Hohe Loyalität sowie vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Motivation, sich aktiv in neue Prozesse einzubringen und Entwicklungen mitzugestalten

Ihre Aufgaben:

Als wichtige Schnittstelle im Direktionssekretariat unterstützen Sie die Klinikdirektion im organisatorischen Tagesgeschäft und sorgen für strukturierte Abläufe sowie eine professionelle Kommunikation. Dabei verbinden Sie klassische Sekretariatsaufgaben mit modernen Anforderungen eines universitären Klinikbetriebs. Im Zuge des Aufbaus der neuen Zahnklinik bringen Sie sich zudem aktiv in die Entwicklung und Gestaltung des Direktionssekretariats ein.

• Eigenständige Führung und Organisation des Direktionssekretariats
• Unterstützung der Klinikdirektorin in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
• Selbstständige Koordination, Überwachung und Priorisierung von Terminen
• Vorbereitung sowie organisatorische Begleitung von Besprechungen und Sitzungen
• Erstellung, Bearbeitung und Aufbereitung von Schriftverkehr, Präsentationen und Protokollen
• Bearbeitung von Wiedervorlagen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge

• Mitwirkung beim Aufbau und bei der Strukturierung des Direktionssekretariats
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs sämtlicher Sekretariats- und Büroprozesse
• Bearbeitung des Postein- und Postausgangs sowie Verteilung relevanter Unterlagen
• Eigenverantwortliche Aktenführung und Verwaltung analoger sowie digitaler Dokumente
• Pflege von Übersichten, Statistiken, Listen und organisatorischen Datenbanken
• Bestellung, Verwaltung und Koordination von Büromaterialien und Arbeitsmitteln
• Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungs- und Beschaffungsvorgängen

• Erste organisatorische Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner*innen
• Professionelle telefonische und schriftliche Korrespondenz im Namen der Klinikdirektion
• Abstimmung und Koordination mit Hochschulverwaltung, Fachabteilungen und externen Stellen
• Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, Fortbildungen und Veranstaltungen
• Planung und Koordination von Dienstreisen, Besuchsterminen und Sonderanlässen
• Sicherstellung effizienter Informations- und Kommunikationswege im Fachbereich

Was Sie bei uns erwartet!

• Mitarbeit in Deutschlands modernster Zahnklinik ab Sommer 2026 mit modernen Arbeitsplätzen, hochwertiger technischer Ausstattung und digitaler Infrastruktur
• Ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Individuelle Einarbeitung sowie strukturierte Begleitung beim Einstieg
• Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket; BusinessBike (bei Festanstellung)
• Selbstbestimmtes und flexibles Arbeiten (orientiert an unserer Kernarbeitszeit) in einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre
• 28 Tage Erholungsurlaub (Erhöhung nach Betriebszugehörigkeit) sowie zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester
• Attraktive Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Digitale Gesundheitsplattform (WorkLifePortal) mit kostenlosen betriebsbezogenen Angeboten, vielseitigen Trainings, Rezepten und Tipps zur individuellen Gesundheitsförderung
• Betriebsärztlicher Dienst inklusive Vorsorgeuntersuchungen

Ihr nächster Karriereschritt beginnt jetzt!

Für weitere inhaltliche Auskünfte zur Stelle wenden Sie sich bitte an:
Univ.-Prof. Dr. med. dent. Julia Jockusch, M.Sc.
Klinikdirektorin, Poliklinik für Zahnärztliche Prothetik und Seniorenzahnmedizin
anrufen oder eMail