Senior Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Senior Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir stellen ein

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) unterstützt du die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst eigenverantwortlich zentrale organisatorische und kaufmännische Aufgaben. Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Vertrieb, Projektmanagement, internen Teams sowie externen Partnern und sorgst dafür, dass Abläufe strukturiert, zuverlässig und effizient funktionieren.

Die dotscene GmbH ist ein innovatives Technologieunternehmen aus Freiburg und spezialisiert auf die digitale Erfassung und Digitalisierung von Immobilien. Mit modernstem 3D-Laserscanning und eigenen Softwarelösungen schaffen wir präzise digitale Gebäudemodelle als Grundlage für Planung, Umbau, Sanierung und effizientes Immobilienmanagement.

Unsere Kunden sind insbesondere die öffentliche Hand, Bestandshalter, Facility Manager sowie Architektur- und Ingenieurbüros, die auf verlässliche Bestandsdaten angewiesen sind.

Deine Aufgaben

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in den Bereichen Vertrieb, Projektmanagement und Organisation
Koordination und Kommunikation mit internen Teams, Kunden, Projektpartnern und externen Dienstleistern
Vorbereitung der laufenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro sowie Kontrolle von Rechnungen, Zahlungsflüssen, Budgets und Kosten
Betreuung der HR-Administration, insbesondere Personalunterlagen, Verträge und Fristen
Verantwortung für ein strukturiertes Office-, Dokumenten- und Vertragsmanagement
Organisation, Koordination und Nachverfolgung interner Aufgaben, Termine und Projekte
Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Angeboten, Kundenunterlagen und kaufmännischen Dokumenten
Unterstützung in der Kundenkommunikation, insbesondere mit öffentlicher Hand, Immobilienwirtschaft, Facility Management und Architektur

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Sehr gute Kenntnisse in kaufmännischen und buchhalterischen Abläufen
Erfahrung in HR-Administration und Personalorganisation
Sicheres Verständnis für Rechnungen, Kosten, Budgets und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge
Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Organisationsstärke
Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten gegenüber Kunden, Partnern und Dienstleistern
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook; Erfahrung mit CRM-, ERP- oder vergleichbaren Unternehmenssystemen von Vorteil
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil