Senior Executive Assistant (m/w/d)

Für ein wachstumsstarkes, inhabergeführtes Unternehmen suchen wir eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d) zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung. In dieser Position arbeiten Sie eng mit dem Founder zusammen und übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation, Koordination und operativen Entlastung auf Management-Ebene.

Aufgaben

Ihre Aufgaben

• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Proaktives Management von Kalender, E-Mails und Prioritäten
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings (Agenda, Unterlagen, Follow-ups)
• Koordination interner und externer Termine sowie Geschäftsreisen
• Aufbereitung von Informationen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Punkten
• Unterstützung im Recruiting- und HR-Bereich (z.B. Bewerberkoordination, Interviewplanung, Erstgespräche)
• Mitarbeit bei der Optimierung, Strukturierung und Dokumentation von Prozessen
• Übernahme von Sonderprojekten und operativen Aufgaben nach Bedarf
• Situative Unterstützung bei organisatorischen, auch privaten Themen der Geschäftsführung

Qualifikation

Ihr Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant , idealerweise in direkter Anbindung an Founder, Geschäftsführung oder C‑Level
• Sehr ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Klare, adressatengerechte Kommunikation – schriftlich wie mündlich
• Sicherer Umgang mit gängigen Office‑ und Kollaborationstools
• Affinität zu digitalen Arbeitsweisen sowie Offenheit für neue Tools (z.B. AI‑basierte Anwendungen)
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Umfeld

Benefits

Das bietet unser Mandant

• Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• 32 Tage Urlaub
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Möglichkeit zu Home Office nach Absprache
• Ein kollegiales, engagiertes Team mit offener Unternehmenskultur
• Kurze Entscheidungswege und ein wachsendes, dynamisches Umfeld