Senior Office Coordinator (m/w/d)

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Property Management oder Office & Facility Management
Wenn die folgenden Stellenanforderungen und Erfahrungen mit Ihren Fähigkeiten übereinstimmen, bewerben Sie sich bitte umgehend.
Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung in der Immobilienbranche, insbesondere Verwaltung gewerblicher Immobilien / Property Management
Sehr gutes Verständnis für immobilienwirtschaftliche Prozesse (Mietverträge, Betriebskosten, Dienstleistersteuerung, Instandhaltung)
Erfahrung in der Optimierung von Abläufen
Sehr gute MS Office Kenntnisse; idealerweise Erfahrung mit immobilienbezogenen Tools/Systemen
Führerschein Klasse B
Deutsch auf sehr gutem Niveau, Englisch verhandlungssicher
Ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung, hohe Organisationsstärke, Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
Proaktive, strukturierte Arbeitsweise sowie Hands-On-Mentalität und Fähigkeit, Themen eigenständig voranzutreiben
Deutsch
Eigenverantwortliche Organisation und Koordination sämtlicher Aufgaben im Office-, Facility- und Property Management mit Fokus auf gewerbliche Immobilien
Steuerung und Qualitätssicherung bei der Angebotseinholung, Durchführung fundierter Vergleiche sowie Unterstützung bei Wirtschaftlichkeitsanalysen
Planung, Steuerung und Nachverfolgung von Instandhaltungs-, Wartungs- und Dienstleistungsaufträgen inkl. Fristenkontrolle, Qualitätssicherung und Dokumentation
Erstellung von objektspezifischen Auswertungen, Reports und Statistiken (z. B. Betriebskosten, Flächennutzung, Dienstleisterperformance) auf Basis digitaler Systeme
Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings, Objektbesprechungen und Reporting-Terminen
Koordination und Unterstützung im Bereich vorbereitende Buchhaltung (insb. Rechnungsprüfung, Umlagen, Betriebskosten) inklusive Plausibilitätsprüfung und Prozessoptimierung
Sicherstellung effizienter Abläufe sowie aktive Mitgestaltung und Optimierung von Prozessen und Standards im Office- und Property Management
Bei Bedarf Vertretung am Empfang in Hildesheim bei Urlaub oder Krankheit
Flexibilität mit digitalem Bewerbungsprozess und Möglichkeit auf Remote Work
Zuschuss von bis zu 60 monatlich für Hansefit, EGYM Wellpass, Kinderbetreuung oder JobRad
Exklusive Vergünstigungen über Corporate Benefits
Angebote für mentale Gesundheit (TELUS Health)
Zugang zu LinkedIn Learning für Weiterbildung
Aktienkaufprogramm
Betriebliche Altersvorsorge (bAV)
Das sind wir
Unsere B2B-Software befindet sich auf über 50.000 Geräten im Gesundheitswesen tagtäglich im Einsatz. Wir bedienen dabei verschiedene mobile Plattformen, wie Smartphones und Tablets und bieten darüber hinaus windows-basierte PC-Lösungen sowie eine web-basierte Cloudlösung an. Unsere Software-Lösungen helfen Menschen, Menschen zu helfen. In unserem Stammgeschäft haben wir einen Marktanteil von über 50% und sind seit über 20 Jahren etabliert. xvbsvpc Wir entwickeln permanent neue Märkte und Lösungen und haben auch da den Anspruch die Nummer 1 zu sein!