Senior Office Coordinator (m/w/d)

Senior Office Coordinator (m/w/d)

Wir suchen einen erfahrenen Senior Office Coordinator, der unsere Immobilienverwaltung und Facility Management unterstützt. Der ideal Kandidat verfügt über eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in der Immobilienbranche.

Kurzüberblick

• Standort: Hildesheim
• Arbeitsmodell: Teilzeit, flexible Arbeitszeit
• Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben

Als Senior Office Coordinator sind Sie verantwortlich für die Organisation und Koordination sämtlicher Aufgaben im Office-, Facility- und Property Management.

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination sämtlicher Aufgaben im Office-, Facility- und Property Management mit Fokus auf gewerbliche Immobilien
• Steuerung und Qualitätssicherung bei der Angebotseinholung, Durchführung fundierter Vergleiche sowie Unterstützung bei Wirtschaftlichkeitsanalysen
• Planung, Steuerung und Nachverfolgung von Instandhaltungs-, Wartungs- und Dienstleistungsaufträgen inkl. Fristenkontrolle, Qualitätssicherung und Dokumentation
• Erstellung von objektspezifischen Auswertungen, Reports und Statistiken (z. B. Betriebskosten, Flächennutzung, Dienstleisterperformance) auf Basis digitaler Systeme
• Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings, Objektbesprechungen und Reporting-Terminen
• Koordination und Unterstützung im Bereich vorbereitende Buchhaltung (insb. Rechnungsprüfung, Umlagen, Betriebskosten) inklusive Plausibilitätsprüfung und Prozessoptimierung
• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie aktive Mitgestaltung und Optimierung von Prozessen und Standards im Office- und Property Management
• Bei Bedarf Vertretung am Empfang in Hildesheim bei Urlaub oder Krankheit

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Property Management oder Office & Facility Management
• Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung in der Immobilienbranche, insbesondere Verwaltung gewerblicher Immobilien / Property Management
• Sehr gutes Verständnis für immobilienwirtschaftliche Prozesse (Mietverträge, Betriebskosten, Dienstleistersteuerung, Instandhaltung)
• Erfahrung in der Optimierung von Abläufen
• Sehr gute MS Office Kenntnisse; idealerweise Erfahrung mit immobilienbezogenen Tools/Systemen
• Führerschein Klasse B
• Deutsch auf sehr gutem Niveau, Englisch verhandlungssicher
• Ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung, hohe Organisationsstärke, Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Proaktive, strukturierte Arbeitsweise sowie Hands-On-Mentalität und Fähigkeit, Themen eigenständig voranzutreiben

Benefits

• Flexibilität mit digitalem Bewerbungsprozess und Möglichkeit auf Remote Work
• Zuschuss von bis zu 60 monatlich für Hansefit, EGYM Wellpass, Kinderbetreuung oder JobRad
• Exklusive Vergünstigungen über Corporate Benefits
• Angebote für mentale Gesundheit (TELUS Health)
• Zugang zu LinkedIn Learning für Weiterbildung
• Aktienkaufprogramm
• Betriebliche Altersvorsorge (bAV)