Senior Office Coordinator (m/w/d) in Hildesheim

Hildesheim/Dresden/Siegen • Homeoffice/Büro (flexibel)

Die MEDIFOX DAN Gruppe mit Hauptsitz in Hildesheim gehört zur ResMed Corp. und beschäftigt über 800 Mitarbeitende an neun Standorten. Seit über 55 Jahren entwickeln wir innovative Softwarelösungen für das Gesundheits- und Sozialwesen – mit einem klaren Ziel: Wir helfen Menschen, Menschen zu helfen. Wir stehen für Teamgeist, Kundenorientierung und Leidenschaft für Technologie – und suchen Menschen, die in einer starken Unternehmenskultur wirklich etwas bewegen wollen.

Deine Verantwortung:

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination sämtlicher Aufgaben im Office-, Facility- und Property Management mit Fokus auf gewerbliche Immobilien
• Steuerung und Qualitätssicherung bei der Angebotseinholung, Durchführung fundierter Vergleiche sowie Unterstützung bei Wirtschaftlichkeitsanalysen
• Übergeordnete Planung, Steuerung und Nachverfolgung von Instandhaltungs-, Wartungs- und Dienstleistungsaufträgen inkl. Fristenkontrolle, Qualitätssicherung und Dokumentation
• Erstellung von objektspezifischen Auswertungen, Reports und Statistiken (z.B. Betriebskosten, Flächennutzung, Dienstleisterperformance) auf Basis digitaler Systeme sowie strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings, Objektbesprechungen und Reporting-Terminen
• Koordination und Unterstützung im Bereich vorbereitende Buchhaltung (insb. Rechnungsprüfung, Umlagen, Betriebskosten) inklusive Plausibilitätsprüfung und Optimierung von Prozessen
• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie aktive Mitgestaltung und Optimierung von Prozessen und Standards im Office- und Property Management
• Bei Bedarf Vertretung am Empfang in Hildesheim bei Urlaub oder Krankheit

Das bringst Du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Property Management oder Office & Facility Management
• Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung in der Immobilienbranche, insbesondere in der Verwaltung gewerblicher Immobilien, Liegenschaften oder im Property Management
• Sehr gutes Verständnis für immobilienwirtschaftliche Prozesse (z.B. Mietverträge, Betriebskosten, Dienstleistersteuerung, Instandhaltung) sowie Erfahrung in der Optimierung von Abläufen
• Sehr gute MS Office Kenntnisse sowie idealerweise Erfahrung mit immobilienbezogenen Tools/Systemen
• Führerschein Klasse B
• Deutsch auf sehr gutem Niveau, Englisch verhandlungssicher
• Ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung, hohe Organisationsstärke sowie ein starkes Maß an Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Proaktive, strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägte Hands-On-Mentalität und die Fähigkeit, Themen eigenständig voranzutreiben

Das bieten wir Dir:

Wirleben Flexibilität – mit einem digitalen Bewerbungsprozess und der Möglichkeit auf Remote Work

Du entscheidest: Hansefit, EGYM Wellpass, Kinderbetreuung oder JobRad – wir unterstützen Dich flexibel mit einem Zuschuss von bis zu 60€ monatlich. Zusätzlich profitierst Du von exklusiven Vergünstigungen mit Corporate Benefits

Du kannst auf uns zählen – TELUS Health stärkt Dich mit individuellen Angeboten für Deine mentale Gesundheit

Wir gestalten Deine Entwicklung – mit LinkedIn Learning hast Du Zugriff auf inspirierende Lerninhalte und praxisnahe Weiterbildung, die Dich wirklich voranbringen

Wir denken an Deine Zukunft – mit unserem Aktienkaufprogramm kannst Du direkt am Unternehmenserfolg teilhaben, und durch unsere betriebliche Altersvorsorge (bAV) sicherst Du Dir finanzielle Stabilität für die Zukunft

Dein Traumbewerber:

Du möchtest mit deiner Arbeit etwas Sinnvolles bewirken, findest die Aufgaben spannend und legst Wert auf persönliche Weiterentwicklung? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.