Specialist Fleet & Office Operations (All genders welcome)

Stellenbeschreibung:

Join the movement and find new inspiration.

Wir haben eine spannende Aufgabe als:

Fleet & Office Operations Specialist (alle Geschlechter willkommen) in General Affairsam Kia Europa-Hauptsitz in Frankfurt/Main, Deutschland.

Deine Mission

Als Fleet & Office Operations Specialistsorgst Du für den reibungslosen Ablauf unserer Fuhrpark- und Büroverwaltung. Du bist der/die erste Ansprechpartner/in für Dienstwagennutzer/innen, koordinierst Fahrzeugbestellungen, Wartungstermine und gewährleistest die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Darüber hinaus verwaltest du Tank- und Ladekarten, überwachst Mobilfunkverträge und bearbeitest SAP-Workflows für Rechnungsmanagement und Budgetüberweisungen. Neben deinen Fuhrparkaufgaben unterstützt Du das Büro bei organisatorischen Aufgaben, der Materialbestellung, der Berichtserstellung und der effizienten Erledigung administrativer Aufgaben. Deine proactive und strukturierte Arbeitsweise trägt zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei und gewährleistet optimale Unterstützung für alle Mitarbeiter und Abteilungen.

Deine Verantwortlickheiten

Reibungslosen Betrieb der eigenen Fahrzeugflotte.
Ansprechpartner/in für unsere Dienstwagennutzer/innen.
Verantwortlich für den Bestellvorgang der Fahrzeuge und Werkstatttermine.
Trägst Sorge, dass die Fahrzeuge pünktlich zurückkommen.
Verwaltest die Tank- und Ladekarten der Fahrer.
Überwachst und sorgst für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Führerschein/Strafen)
Erledigst selbstständig büroorganisatorische Angelegenheiten wie Materialbestellungen
Verwaltest alle Mobilfunkverträge
Bearbeitest selbstständig SAP-Workflows (Rechnungen für den eigenen Bereich)
Unterstützt den Bereich General Affairs und das Management (SAP-Budgetüberweisungen, Reportings, Buchungen von Konferenzen, Reiseplanung etc).
Erledigung von Ad-hoc- und diversen Aufgaben.

Deine Talente

Ausbildung im kaufmännischen Bereich
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung
Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern, Behörden und Vertragspartnern
Kundenorientiertes Denken
Gute Kenntnisse von Microsoft-Produkten wie Excel und Powerpoint
Selbstständiges Arbeiten sowie Teamfähigkeit
Gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten und Flexibilität in einem multikulturellen Umfeld
Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift), weitere Sprachen von Vorteil.

Wer sind wir?

Kia ist eine globale Marke mit einer klaren Vision: nachhaltige Mobilitätslösungen für Menschen, Gemeinschaften und Gesellschaften weltweit zu schaffen. Seit 1944 haben wir uns kontinuierlich weiterentwickelt – von der Herstellung von Fahrrädern und Motorrädern bis hin zur aktiven Mitgestaltung der heutigen Elektromobilität und Mobilitätslandschaft.

Heute treibt Kia den Wandel hin zu elektrifizierter und batterieelektrischer Mobilität maßgeblich voran, baut innovative Services weiter aus und inspiriert Millionen von Menschen, neue Wege der Fortbewegung zu entdecken. Unser Markenslogan „Movement that inspires“ steht für unsere Überzeugung, dass Fortschritt und Innovation neue Ideen, neue Möglichkeiten und eine bessere Zukunft für alle schaffen.

Kia Europe ist die europäische Vertriebs- und Produktionsorganisation der Kia Corporation. Von unserem Hauptsitz in Frankfurt unterstützen wir 39 Märkte in Europa und im Kaukasus – getragen von einem vielfältigen Team mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden aus über 50 Nationen. Dazu zählen auch rund 3.500 Produktionsmitarbeitende in unserem hochmodernen Werk in Žilina, Slowakei.

Bei Kia bietet jeder Tag die Chance, zu lernen, zu wachsen und aktiv die Zukunft der Mobilität mitzugestalten. Unsere internationalen, ambitionierten und kollaborativen Teams sind der Motor unseres Erfolgs – und wir sind überzeugt, dass die richtigen Menschen, die gefördert und inspiriert werden, Außergewöhnliches erreichen können.

Wenn Dich diese Dinge ansprechen, dann wirst Du bei uns gerne arbeiten:

Ein pulsierendes internationales Umfeld. Unsere Belegschaft besteht aus Menschen aus mehr als 50 Nationen.
Eine aktive und wichtige Rolle bei der Entwicklung von Kia in Europa spielen.
Neue Rahmenbedingungen und Lösungen zu entwickeln.
Anspruchsvolle Herausforderungen, zu denen Du dich kreativ einbringen kannst.
Ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket; privates Leasingangebot; systematische Weiterbildung außerhalb und am Arbeitsplatz, kostenloses Personalrestaurant, Unterstützung beim Gesundheitsmanagement und mehr.

Bereit, Deine Karriere gemeinsam mit uns voranzubringen?

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.

Job mission:

As a Fleet & Office Operations Specialist, you ensure the smooth day-to-day operation of our fleet and office administration. You act as the primary point of contact for company car users, coordinating vehicle orders, maintenance appointments, and ensuring compliance with all relevant regulations.

In addition, you manage fuel and charging cards, oversee mobile communication contracts, and handle SAP workflows related to invoice processing and budget transfers. Beyond your fleet responsibilities, you support office operations through organizational tasks, procurement of office supplies, reporting, and efficient administrative processes.

With your proactive and structured approach, you contribute to the seamless running of daily operations and provide reliable support to all employees and departments.

Your Responsibilities:

Ensure the smooth operation of the company fleet
Serve as the main point of contact for company car users
Manage the vehicle ordering process and coordinate maintenance appointments
Ensure timely return of vehicles
Administer fuel and charging cards for drivers
Monitor and ensure compliance with legal requirements (e.g. driving licenses, fines)
Independently handle general office administration tasks, such as ordering supplies
Manage all mobile communication contracts
Process SAP workflows independently (invoices for the respective area)
Support General Affairs and management (e.g. SAP budget transfers, reporting, conference bookings, travel arrangements)
Handle ad hoc and miscellaneous administrative tasks

Your Profile:

Completed commercial / business administration training
Minimum of 3 years of relevant professional experience
Experience working with service providers, public authorities, and contractual partners
Strong customer-oriented mindset
Solid knowledge of Microsoft Office applications (especially Excel and PowerPoint)
Ability to work independently as well as collaboratively in a team
Strong interpersonal and communication skills with flexibility in a multicultural environment
Proficiency in English and German (written and spoken); additional languages are a plus

Who are we?

At Kia, we are a global mobility brand with more than 75 years of experience. Since our founding in 1944, we have grown from manufacturing bicycles, motorcycles and cars to becoming a provider of mobility solutions, always guided by the changing needs of our customers.

Today, we continue to expand our portfolio of electrified and battery electric vehicles while developing new mobility services. Guided by our brand slogan, Movement that Inspires, we are exploring new ways to make mobility more convenient and relevant for people’s everyday lives. Through continuous innovation and a customer-centric approach, we aim to create products and services that inspire new possibilities and meaningful connections.

As the European sales and manufacturing arm of Kia Corporation, we support 39 markets across Europe and the Caucasus from our headquarters in Frankfurt, Germany. Together, we are more than 5,500 colleagues, including around 3,500 team members at our manufacturing facility in Žilina, Slovakia.

At our European headquarters, more than 50 nationalities work side by side, bringing different perspectives, experiences and ideas. This diversity is one of our strengths and contributes to the way we work, learn, and grow together. Every day brings opportunities to collaborate, develop new skills, and contribute to our shared success.