Stellvertretende Leitung des Büros des Bezirkstagspräsidenten (m/w/d)

Für unsere Bezirksverwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine Stellvertretende Leitung des Büros des Bezirkstagspräsidenten (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Sie erledigen alle anfallenden Sekretariatsaufgaben für den Bezirkstagspräsidenten sowie die Geschäftsleitung.
• Sie unterstützen bei der Verwaltung des komplexen Terminkalenders des Bezirkstagspräsidenten, priorisieren Anfragen und koordinieren die Terminplanung mit Externen.
• Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen (z. B. Empfänge), bereiten Sitzungen vor und führen Protokolle in den Sitzungen des Bezirkstags oder seiner Ausschüsse.
• Sie wirken bei der Erledigung des Schriftverkehrs des Bezirkstagspräsidenten mit und übernehmen Assistenztätigkeiten für den Bezirkstagspräsidenten und für die Geschäftsleitung.
• Sie koordinieren das interne Besprechungswesen und übernehmen die Betreuung von Besuchern.
• In Abwesenheit der Büroleitung übernehmen Sie die operative Steuerung des Vorzimmers und die Koordination interner Abläufe.

Ihre Fähigkeiten:

• Sie besitzen die Laufbahnbefähigung für die 2. Qualifikationsebene (nichttechnischer Verwaltungsdienst) bzw. haben eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, den Beschäftigtenlehrgang I oder eine gleichwertige Ausbildung (z. B. für Kaufleute für Bürokommunikation) erfolgreich abgeschlossen.
• Idealerweise verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung.
• Ein Grundverständnis für kommunalpolitische Abläufe und Strukturen ist von Vorteil.
• Sie verfügen über organisatorisches Geschick, wenden die gängigen Office-Programme sicher in der Praxis an und arbeiten sich leicht in neue EDV-Programme ein.
• Sie besitzen eine schnelle Auffassungsgabe und bewahren auch bei hohem Arbeitsaufkommen absolute Diskretion und Freundlichkeit.
• Sie verstehen sich als loyale Stütze des Büros und behalten auch dann den Überblick, wenn die politische Agenda eine flexible Präsenz über die üblichen Bürozeiten hinaus erfordert.

Ihre Vorteile:

• Als familienfreundlicher Arbeitgeber bieten wir Ihnen eine Vollzeitstelle mit geregelten Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitordnung. Bitte beachten Sie, dass die Stelle aufgrund der Anforderungen des Präsidialbüros eine eingeschränkte Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung mit sich bringt. Mobiles Arbeiten ist in begrenztem Umfang möglich.
• Sie erwartet ein sicherer Arbeitsplatz bei einer großen Kommune mit interessanten Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Sie erhalten besondere Leistungen. Neben einer Bezahlung bis Bes.Gr. A 8 BayBesG bzw. nach EG 8 TVöD gehört eine zusätzliche Altersvorsorge mit der Möglichkeit der Entgeltumwandlung dazu.
• Wir leben eine gesundheitsbewusste Unternehmenskultur. Sie können z. B. an bewegten Mittagspausen, Gesundheitstagen und Workshops teilnehmen. Außerdem sind wir Mitglied im igb‑Netzwerk (Initiative Gesunder Betrieb).
• Sie profitieren von besonderen Zusatzleistungen, z. B. durch Corporate Benefits, Zuschüsse zum Deutschlandticket und zur Entgeltumwandlung oder der Möglichkeit des Fahrradleasings u.v.m.

Bewerbungsfrist:

Menschen mit Schwerbehinderung bevorzugen wir bei im Wesentlichen gleicher Eignung. Die Gleichstellung aller Geschlechter ist für uns selbstverständlich.

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Ihr Ansprechpartner: Eva Ziegler Tel.: 0931 7959‑1538