Stiftungs- und Programmadministration (w/m/d) Studienstiftung des Abgeordnetenhauses mit 50%-Te[...]

Die Studienstiftung des Abgeordnetenhauses von Berlin fördert junge Talente aus den Ländern der ehemaligen Alliierten, die in Berlin studieren und forschen. Die Stiftung kooperiert mit Berliner Universitäten und anderen Forschungseinrichtungen und arbeitet eng mit dem Abgeordnetenhaus von Berlin zusammen. Die Administration des Stipendienprogrammes ist seit vielen Jahren an der Freien Universität im Team der Studierendenmobilität der Abteilung Internationales angesiedelt.

Aufgabengebiet

• Durchführung des Stipendienprogramms (ca. 80 %)
• Eigenständige Planung und Ausschreibung des Programms: Mittelklärung, Gestaltung der Unterlagen, Verbreitung über Verteiler.
• Auswahl der Stipendiat*innen: Bearbeitung von Bewerbungen, Einholung von Gutachten, Vorbereitung der Auswahlkommission, Kommunikation mit den Bewerbenden.
• Betreuung vor der Mobilität: Versand von Zulassungs- und Informationsunterlagen (z. b. zu Unterkunft, Visum, Studienmöglichkeiten), Unterstützung bei Immatrikulation an der Freien Universität Berlin oder ggf. weiteren Berliner Universitäten.
• Betreuung während der Mobilität: Organisation von Begrüßungs- und Abschlussveranstaltung (gemeinsam mit der Verwaltung des Abgeordnetenhauses), wissenschaftlichem Präsentationstag, Einholung und Redaktion von Abschlussberichten, Mitwirkung im Patenschaftsprogramm des Abgeordnetenhauses.
• Administration der Stipendienmittel: Einholung aller erforderlichen Unterlagen, Erstellung von Fördervereinbarungen, Auszahlung der Mittel über FU-Fonds in Raten.
• Pflege von Programm-Informationen, Richtlinien und Formularen (z. b. Nutzung der Datenbank MoveOn, SAP, Plattform Distributed Campus)
• Planung und Durchführung des Kolloquiums.
• Administration der Stiftungsangelegenheiten (ca. 20 %)
• Unterstützung des Vorstands bei der Verwaltung des Stiftungsvermögens sowie bei der Mittelverwaltung mit Bank und Vermögensverwaltungsinstituten.
• Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögen sowie Vorbereitung von Bilanzen und Prüfberichten.
• Organisation und Nachbereitung von Vorstandssitzungen sowie der jährlichen Beiratssitzung.

Einstellungsvoraussetzungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. b. Verwaltungsfachangestellte) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen
• Kenntnisse im Stiftungs- und Gemeinnützigkeitsrecht, Vertrags- und Haftungsrecht
• Vertrautheit mit Zulassungs- und Immatrikulationsprozessen (z. b. nach BerlHG)
• Kenntnisse der Stipendienberechnung und der Erstellung von Bescheiden
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

(Berufs-)Erfahrung

• Zweijährige Berufserfahrung in der Stiftungsadministration (inkl. Finanzadministration).

Erwünscht

• idealerweise Kenntnisse im Hochschul- bzw. Stipendienwesen
• idealerweise Erfahrung im internationalen Kontext
• Kenntnisse der Stipendienberechnung und der Erstellung von Bescheiden
• Erfahrung oder Bereitschaft zur Arbeit mit IT-Systemen wie MoveOn, SAP, Distributed Campus sowie mit Visums- und Mobilitätsprozessen
• Organisationsgeschick, hohe Eigenverantwortung, Interesse an der Begleitung junger Menschen aus vielen Ländern
• Interkulturelle Kompetenz und Freude am internationalen Austausch
• selbständiges und strukturiertes Arbeiten, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung

Wir bieten

• Eine in hohem Maße selbstständige, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum,
• ein internationales Arbeitsumfeld im Herzen von Berlin, mit der Möglichkeit, junge Talente aus vielen Ländern zu begleiten,
• flexible Arbeitszeiten, modernes Arbeitsumfeld und die Chance, aktiv zur internationalen Vernetzung und zum Wissenschaftsstandort Berlin beizutragen,
• Mitarbeit in einer Institution, die Bildung, Austausch und Vielfalt lebt.

Weitere Informationen erteilt Frau Gesa Heym ( / ).