Team Assistant (m/w/d) Finance & Operations | Elternzeitvertretung | Quereinsteiger*Innen willkommen

Stellenbeschreibung:

Was diese Stelle beinhaltet:

Als Team Assistant Finance & Operations übernimmst Du eine zentrale Rolle in unserem Germany Value and Risk Advisory (VRA) Team. Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Teams und sorgst dafür, dass alle operativen Prozesse reibungslos ablaufen – von der Finanzkoordination über die Projektverwaltung bis hin zur teamübergreifenden Kommunikation.

Diese Position ist perfekt für Quereinsteiger*Innen! Du benötigst keine Vorerfahrung in der Immobilienbewertung – wir suchen motivierte Talente aus Office Management, Assistenz, Finanzadministration, Kundenservice oder anderen kaufmännischen Bereichen, die Lust auf eine neue Herausforderung in der spannenden Welt der Immobilien haben. Wir bieten Dir eine umfassende Einarbeitung in alle relevanten Systeme und die Möglichkeit, in einem der führenden internationalen Immobilienunternehmen durchzustarten.

Bei JLL glauben wir, dass die effektivsten Teams entstehen, wenn jeder befähigt wird, sein Potenzial voll auszuschöpfen. Wir unterstützen uns gegenseitig in unserem Wohlbefinden und fördern Inklusion und Zugehörigkeit in allen Teams – und Du wirst ein wichtiger Teil dieser Kultur sein.

Was wir Dir bieten:

Modernes Arbeitsumfeld: Ausgewogener Mix aus Büropräsenz und flexiblem Arbeiten – für die ideale Balance zwischen Teamzusammenarbeit und individueller Flexibilität
Karriere und Stabilität: Sicherer Arbeitsplatz bei einem der führenden internationalen Immobilienberater mit einem professionellen, international vernetzten Team
Umfassende Einarbeitung: Strukturiertes Onboarding-Programm mit erfahrenen Kollegen, die Dich Schritt für Schritt in alle Systeme (CapForce, PeopleSoft, STREAM, Salesforce, Power BI) einführen
Weiterbildung und Entwicklung: Zugang zur globalen JLL-Trainingsplattform und LinkedIn Learning, um gemeinsam Deinen individuellen Karriereweg zu entwickeln – auch ohne Immobilien-Vorerfahrung
Work-Life-Balance: 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit, Familie und Beruf optimal zu vereinbaren
Zusätzliche Benefits: Jobticket, Fahrradleasing über JobRad, Familienservice, Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten, betriebliche Sozialleistungen und Altersvorsorge vom ersten Tag an
Teamgeist & Gemeinschaft: Motiviertes Team, das an außergewöhnlichen Projekten arbeitet, sowie regelmäßige Wohltätigkeits- und Mitarbeiterveranstaltungen

Was Dein Arbeitsalltag aussehen wird:

Kommunikation & Koordination:

Zentrale Ansprechperson für alle operativen Fragen des VRA-Teams (Country Leads, COOs, JBS-Kollegen)
Organisation lokaler Meetings, Konferenzen und Kundenveranstaltungen
Koordination des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter inkl. technischer Ausstattung, Zugangsberechtigungen und Schulungen
Technische Unterstützung bei CapForce, PeopleSoft, STREAM und anderen Tools – eine ausführliche Einarbeitung ist selbstverständlich
Vorbereitung und Begleitung jährlicher interner und externer QM-Audits sowie Sicherstellung relevanter Compliance-Dokumentation

Finanzmanagement:

Koordination des gesamten Projekt-Lifecycles von der Auftragserfassung in CapForce bis zur finalen Rechnungsstellung
Verwaltung von Finanzaufgaben: Rückstellungen, Gutschriften, Forderungen, Verbindlichkeiten und Lieferantenrechnungen
Kontrolle erstattungsfähiger Kosten und Dokumentation von Rechnungen über 25.000 EUR
Erstellung von Finanz- und Flash-Reports mit Salesforce, CapForce und Power BI/Cognos

Administrative Unterstützung:

Proaktive Identifikation und Eskalation dringender Themen sowie Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme
Unterstützung bei Client Voice Surveys (Qualtrics) und PowerPoint-Präsentationen

Erforderliche Qualifikationen:

Ideal für: Quereinsteiger aus Office Management, Assistenz, Finanzadministration, Kundenservice, Buchhaltung oder anderen kaufmännischen Bereichen, die eine neue berufliche Herausforderung in der Immobilienbranche suchen
IT-Kenntnisse: Gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook)
Sprachkenntnisse: Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Persönliche Eigenschaften: Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, überdurchschnittliches Organisationstalent und hohe Zuverlässigkeit – auch in stressigen und zeitkritischen Situationen. Fähigkeit zu verantwortungsbewusstem und selbstständigem Arbeiten
Motivation: Interesse daran, sich in die spannende Welt der Immobilienbewertung einzuarbeiten und Teil eines internationalen, dynamischen Teams zu werden. Lernbereitschaft und Offenheit für neue Herausforderungen