Team Lead Customer Success / Operations Excellence

Stellenbeschreibung:

Über Pedlar

Pedlar ist ein schnell wachsendes B2B-Tech-Unternehmen aus Essen. Wir übernehmen für große Unternehmen den Einkauf von indirekten Gütern und Dienstleistungen – von der Bestellung bis zur Rechnung.

Dabei verbinden wir Technologie, Automatisierung und Customer Success , um Einkaufsprozesse deutlich einfacher und effizienter zu machen.

Wir wachsen stark und bauen unsere Prozesse aktuell auf die nächste Entwicklungsstufe: Immer mehr operative Abläufe werden durch KI-Agenten und Automatisierung übernommen. Gleichzeitig wollen wir unseren Kunden einen erstklassigen Service bieten.

Dafür suchen wir dich als Team Lead Customer Success.

Aufgaben

Deine Rolle

Als Team Lead Customer Success / Operations Excellence bist du die zentrale Ansprechperson für unser Customer-Success-Team.

Du sorgst dafür, dass unser Team im Alltag gut organisiert ist, unsere Kunden zuverlässig betreut werden und wiederkehrende Aufgaben und Probleme zunehmend standardisiert und automatisiert werden.

Da r bist du hands-on : Du sitzt nicht nur daneben und koordinierst, sondern kennst unsere Prozesse, unterstützt dein Team bei schwierigen Fällen und packst selbst mit an, wenn es notwendig ist.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung sowie den Teams aus Sales, Buchhaltung, Mahnwesen und Operations zusammen.

Dein Fokus liegt auf Umsetzung, Struktur und operativer Exzellenz – die übergeordnete strategische Entwicklung verantwortet die Geschäftsführung.

Deine Aufgaben

Teamführung & Entwicklung

Führung und Weiterentwicklung unseres Customer-Success-Teams
Organisation des täglichen Arbeitsablaufs und Verteilung der Aufgaben
Planung von Kapazitäten und Prioritäten
Begleitung der Mitarbeiterentwicklung und regelmäßiges Feedback
Definition und Nachverfolgung von Zielen und Leistungskennzahlen
Förderung einer offenen, positiven und leistungsorientierten Teamkultur
Unterstützung und Coaching Ihrer Mitarbeiter bei schwierigen Situationen

Operatives Tagesgeschäft

Sicherstellen, dass Kundenanfragen und Aufgaben zuverlässig und fristgerecht bearbeitet werden
Priorisierung von Kunden und Aufgaben, z. B. bei Neukunden oder dringenden Fällen
Koordination von Kunden-Onboardings
Ansprechpartner für das Team bei komplexen oder dringenden Kundenfällen
Übernahme der Kommunikation mit Kunden in Ausnahme- und Notfallsituationen
Erkennen von Engpässen und eigenständiges Finden pragmatischer Lösungen

Standards & Prozesse

Ein wichtiger Teil deiner Aufgabe ist es, Ordnung und Standards in unsere Abläufe zu bringen.

Du:

definierst Standards für wiederkehrende Situationen und Kundenanfragen
dokumentierst Prozesse und erstellst Arbeitsanweisungen
entwickelst Schulungsunterlagen und führst Mitarbeiterschulungen durch
identifizierst wiederkehrende Fehler und Probleme
analysierst deren Ursachen und entwickelst Lösungen
verbesserst bestehende Abläufe kontinuierlich
sorgst dafür, dass Verbesserungen tatsächlich im Team umgesetzt werden

Zusammenarbeit mit anderen Teams

Du bist eine wichtige Schnittstelle innerhalb von Pedlar und arbeitest eng zusammen mit:

Geschäftsführung

Umsetzung von gemeinsam definierten Strukturen und Verbesserungen
regelmäßiger Austausch über operative Herausforderungen
Aufbereitung von Problemen und Lösungsvorschlägen

Buchhaltung

Abstimmung bei Rechnungsfreigaben und kaufmännischen Themen
Klärung von Unstimmigkeiten zwischen Kundenbetreuung und Finance

Mahnwesen

Zusammenarbeit bei offenen Forderungen und Kundenfällen

Qualifikation

Das bringst du mit

Wir suchen bewusst keine klassische Senior-Management-Person , sondern jemanden, der gerne nah am operativen Geschäft arbeitet und Verantwortung für ein Team übernimmt.

Das ist uns wichtig:

Erste Erfahrung in der Führung oder Koordination von Mitarbeitern
Gute kaufmännische Kenntnisse (z. B. Aufträge, Rechnungen, Umsatzsteuer)
Erfahrung im Customer Success, Einkauf, Kundenservice, Operations, Backoffice oder einem vergleichbaren Bereich
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick
Du bist kommunikationsstark und kannst dich gegenüber Kunden und Mitarbeitern klar ausdrücken
Du hast Freude daran, Probleme zu lösen und Dinge besser zu machen
Du arbeitest hands-on und scheust dich nicht davor, selbst mit anzupacken
Du denkst analytisch und erkennst Zusammenhänge
Du hast eine hohe Eigenmotivation und bringst Dinge selbstständig zu Ende
Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für neue Technologien

Besonders gut passt du zu uns, wenn du...

gerne Verantwortung für ein Team übernimmst
Spaß daran hast, Struktur in komplexe Abläufe zu bringen

lieber eine Lösung suchst, als ein Problem weiterzugeben

offen für Feedback bist und selbst gerne Feedback gibst
gerne Prozesse hinterfragst und verbesserst
auch in stressigen Situationen ruhig und lösungsorientiert bleibst
dich über Herausforderungen eher freust als ärgerst

Benefits

Was dich bei Pedlar erwartet

Verantwortung statt Management-Theater

Du bekommst einen klar abgegrenzten Verantwortungsbereich und kannst unmittelbar sehen, welchen Einfluss deine Arbeit auf Team und Kunden hat.

Ein Team, das du mitentwickeln kannst

Du führst nicht einfach einen bestehenden Bereich weiter, sondern entwickelst gemeinsam mit deinem Team Strukturen, Standards und Arbeitsweisen weiter.

Viel Gestaltungsspielraum

Wenn du eine bessere Lösung siehst, wollen wir, dass du sie ansprichst und umsetzt.

Technologie & Automatisierung

Wir arbeiten kontinuierlich daran, manuelle Prozesse durch bessere Software, Automatisierung und KI zu ersetzen.

Direkter Austausch mit der Geschäftsführung

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und kannst operative Themen direkt besprechen und Entscheidungen schnell umsetzen.

Hybrid & flexibel

Wir arbeiten hybrid und setzen auf Eigenverantwortung und Ergebnisse.

Dein Ziel bei Pedlar

Dein Erfolg bedeutet für uns nicht, möglichst viele Aufgaben selbst zu erledigen.

Sondern:

Ein Team, das selbstständig und zuverlässig arbeitet.