Team- und Projektassistenz Global Medical (m/w/d) – 80 bis 100%

Überblick

Als Spezialist in der Verdauungs- und Stoffwechselmedizin arbeiten wir in einem familiengeführten Unternehmen mit globaler Vernetzung an der Entwicklung und dem Vertrieb innovativer Arzneimittel für Erkrankungen der Leber, der Gallenwege, des Darms und der Speiseröhre, mit dem Ziel, das Leben von Menschen zu verbessern.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung des Teams und der Führungskräfte (Termin- und Kalendermanagement, Reisen, Bestellungen / Rechnungen, digitale Prozesse und Anwendungen)
• Meeting- und Veranstaltungsorganisation (Einladungsmanagement für Abteilungs- sowie HCP- und Patienten-Meetings, Hotel- und Reisebuchungen, Vorbereitung von Agenden, Nachverfolgung von Aktionspunkten)
• Unterstützung bei Kongressen und wissenschaftlichen Veranstaltungen (Koordination von Standpersonal, Unterstützung bei Satellitensymposien, Zusammenstellung von Kongressunterlagen)
• Crossfunktionale und internationale Kommunikation und Stakeholder-Koordination (Koordination von Anfragen im globalen Medical-Postfach, operative Kommunikationsunterstützung nach intern und extern, Pflege von Verteilerlisten)
• Prozess- und Reporting-Unterstützung (Etablierung, Optimierung und Pflege von Arbeitsabläufen, Erstellung von Statusreports, Erstellung und Pflege von Dashboards und Trackern, Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresberichten)
• Dokumenten- und Compliance-Management (Pflege von Fach-Dokumenten, Datenbanken, Ablagen und Dokumentationssystemen, Verwaltung von Verträgen)

Ihre Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische, medizinisch-technische oder pharmazeutisch-technische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Projektassistenz oder Teamassistenz
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, Planner und weiteren Office-Anwendungen)
• Erfahrung in der Buchhaltung, Veranstaltungsorganisation und -planung
• Interesse an bzw. Erfahrung im Umgang mit SAP, CRM-Systemen und anderen Datenbanken von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige, strukturierte, pragmatische Arbeitsweise
• Klare und transparente Kommunikation und Teamfähigkeit
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion und Integrität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Vorteile

• New Work, flexible Arbeitszeiten und Mobiles Arbeiten
• Vielfältige Benefits wie z.B. Hansefit, Jobrad, Deutschlandticket, Kindergartenzuschuss und Kauf zusätzlicher Urlaubstage
• Umfassendes Onboarding- und Mentoring-Programm
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Internationales und wachsendes Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und finanzieller Unabhängigkeit