Teamassistenz Bauprojektsteuerung (m/w/d)

Wir sagen HI von Standort Koblenz! Du bist das organisatorische Herz eines Teams und hast Spaß daran, Dinge am Laufen zu halten? Perfekt – wir suchen dich als Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit für unseren Standort in Koblenz!

Deine Aufgaben

• Unterstützung des Teams in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Allgemeine Büroverwaltung
• Organisation von Büromaterial, Posteingang, Materialbestellungen
• Anrufe entgegennehmen und weiterleiten
• Korrespondenz mit Unternehmen im Handwerk und in der Dienstleistung, mit liefernden Firmen und über das interne Sharepoint
• Getränkevorrat koordinieren
• Themen der Niederlassung: Schlüsselverwaltung, Nebenkosten, Organisation Unterhaltsreinigung, Fensterreinigung etc.
• Koordination von Externen in Bezug auf z. B. Reparaturen, Beschaffung von Mobiliar und Kurierdienst
• Organisation Mitarbeitergespräche
• Dienstreiseorganisation: Reisen und Hotels buchen (Bahn, Flug, Hotel etc.), Kostenkontrolle
• Organisation von Mitarbeitendenevents
• Fahrzeugmanagement: Führerscheine und Fahrtenbücher kontrollieren, Verwaltung Poolautos am Standort (Stellplätze, Inspektionen, Reifenwechsel) und stichprobenhafte Prüfung (Sauberkeit)
• Kassenführung und Spesenmanagement

Dein Profil

• Ausbildung und Erfahrung:
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Bereich Bauprojektsteuerung
• Fachkenntnisse:
  • Sicherer Umgang mit Büroprozessen, kaufmännischen Vorgängen und digitalen Tools (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Persönliche Fähigkeiten:
  • Organisations- und Planungstalent, strukturierte Arbeitsweise und Freude daran, Abläufe aktiv zu gestalten
  • Teamfähigkeit und Flexibilität
  • Kommunikationstalent und Spaß am Kontakt mit Kunden und Firmen
  • Positive Ausstrahlung und ein freundliches, verbindliches Auftreten
  • Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Offenheit für neue Technologien und digitale Arbeitsprozesse

Was wir dir bieten

• flexibler Einstieg – die Stelle kann in Voll- oder in Teilzeit besetzt werden
• Gründliche Einarbeitung durch dein Team und über unsere HI-Akademie
• Flexibilität: Arbeitszeiten bestimmst du weitestgehend selbst – wir geben dir dabei einen groben Rahmen vor
• Mobilität & Benefits, mit JobRad, Fitnesszuschuss oder KITA-Zuschuss, wir unterstützen dich
• Modernes Arbeitsumfeld, mit ergonomischen Arbeitsplätzen und technischer Ausstattung
• Teamkultur: Das Team sind WIR, deswegen feiern wir Erfolge gemeinsam – bei Events und im Alltag

Ansprechpartner

Melanie Bruha
Human Resources

Weitere Informationen

Wir suchen dich – unabhängig von deiner Herkunft, deinem Geschlecht, deiner Religion oder Weltanschauung, einer etwaigen Behinderung, deinem Alter oder deiner sexuellen Identität.

Aus Gründen des Datenschutzes nehmen wir keine E‑Mail-Bewerbungen mehr an. Bitte nutze für deine Bewerbung unser Bewerbungsportal. Vielen Dank für deine Unterstützung!