Veranstaltungskoordinator*in

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation.

Die Universität Wien ist mit derzeit fast 100.000 Studierenden und ca. 10.400 Mitarbeiter*innen einer der größten Arbeitgeber im Wiener Raum und die größte Forschungs- und Bildungsinstitution Österreichs.

Das Veranstaltungsmanagement ist die zentrale Drehscheibe für den Event- und Kongressbereich der Universität Wien. Jährlich finden in den Räumen der Universität Wien, zusätzlich zum regulären Lehrbetrieb, über 1.300 Veranstaltungen statt. In der Dienstleistungseinrichtung Veranstaltungsmanagement erwartet Sie ein attraktives, vielseitiges Betätigungsfeld mit eigenverantwortlichen Aufgabenbereichen und guten Voraussetzungen für die berufliche Weiterentwicklung.

• Serviceorientierte Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Kundenanfragen
• Intensive Kundenberatung hinsichtlich Raumanforderung, Raumsetting, technischer Ausstattung sowie Cateringanforderungen
• Verantwortung über das veranstaltungsspezifische Event- bzw. Projektmanagement
• Komplette Abwicklung der Veranstaltungen von der Angebotslegung über die Vertragserstellung und Vor-Ort-Betreuung bis hin zur Abrechnung der Veranstaltungen
• Operative Betreuung von digitalen/hybriden und Präsenz-Veranstaltungen
• Koordinative Schnittstelle zwischen den beteiligten Ansprechpartnerinnen (Universitätsleitung, Lieferantinnen, Techniker*innen u. a.)

• Matura oder gleichwertiger Abschluss sowie erfolgreich abgeschlossene Ausbildung und/oder einschlägige Berufserfahrung (Veranstaltungsmanagement, Bankett, Hotellerie, Location-Management o. ä. wünschenswert)
• Erfahrung im Projektmanagement
• Erfahrung mit Veranstaltungen an Universitäten sowie Kenntnis universitärer Strukturen
• Sehr gute Englisch- sowie Deutschkenntnisse
• Gute EDV-Kenntnisse
• Erfahrung im Umgang mit Videokonferenzsystemen und/oder Online-Event-Tools sowie deren Einsatz im Zuge von hybriden oder digitalen Events
• Verlässliche Persönlichkeit mit überdurchschnittlicher Kunden- sowie Serviceorientierung, hohes Engagement, genauer Arbeitsstil, Organisationstalent, Eigeninitiative, hohe Belastbarkeit sowie zeitliche Flexibilität
• Lernbereitschaft, freundliches Auftreten, Teamfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind eine Teamplayerin und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

• Flexible Präsenz- und Homeoffice-Regelung: Möglichkeit, Arbeitszeiten in Absprache mit dem Team flexibel zu gestalten und bis zu 50 % remote zu arbeiten
• Möglichkeiten zur Weiterbildung: Aktive Unterstützung der persönlichen und beruflichen Entwicklung durch ein umfangreiches, kostenfreies Kursangebot
• Gute öffentliche Anbindung: Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar
• Vertrauen und Verantwortung: Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen und Eigenverantwortung basiert, mit Freiraum für eigene Ideen und eigenständiges Arbeiten an Projekten
• Faires Gehalt: Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit), erhöht sich bei Anrechnung von Berufserfahrung
• Inspirierendes Arbeitsklima und Wertschätzung: Engagiertes, facettenreiches Team mit flachen Hierarchien und wertschätzendem Umgang
• Nachhaltiges Umfeld: Arbeit an der größten deutschsprachigen Universität, die Klimaneutralität bis 2030 anstrebt, Mitglied in der Allianz Nachhaltige Universitäten ist und den eigenen Betrieb klimagerecht umgestaltet; in der DLE Veranstaltungsmanagement arbeiten Expert*innen für Green Meetings und Green Events
• Gleiche Chancen für alle

Die Stelle ist unbefristet.

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