Verwaltungsangestellte*r im Büro des Bundesfrauen.- und Gleichstellungs..., ver.di Bundesverwaltung

Wir sind ver.di! Gemeinsam Zukunft gestalten - mit ver.di! Rund 1,9 Millionen Menschen aus über 1.000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen haben sich in ver.di zusammengeschlossen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit kämpfen wir für ihre Interessen - in Tarifverhandlungen, in den Betrieben, in den Dienststellen und gegenüber politisch Verantwortlichen. Ob im Krankenhaus, im Einzelhandel, bei der Post, im Theater oder in der öffentlichen Verwaltung: Haupt- und Ehrenamtliche von ver.di stehen Seite an Seite für faire Löhne, sichere Jobs und bessere Arbeitsbedingungen. Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine als Krankheitsvertretung befristete Teilzeitstelle (19 Stunden/Woche) als Verwaltungsangestellte1 für die Bundesfrauen- und Gleichstellungsbeauftragte und Gesamtschwerbehindertenvertretung am Standort Berlin. 1ver.di interne Bezeichnung nach GBV-Entgelt: EG 5b.1 Sekretariatsaufgaben mit speziellen Anforderungen. Wir suchen für die Bundesfrauen- und Gleichstellungsbeauftragte sowie die Gesamtschwerbehindertenvertretung einen engagierten Mitarbeiterin.

Dein Arbeitsort ist in Berlin in der ver.di Bundesverwaltung. Als Teammitglied bist Du zuständig für:

• Allgemeinen Sekretariatsaufgaben, u. a.
• Anfragen, Anträge und Beschwerden entgegennehmen, Anliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten und im Rahmen des eigenen Kompetenzbereichs selbstständig erledigen
• Beratungstermine vergeben, Beratungsgespräche vorbereiten
• selbstständige Bearbeitung von Anfragen, Anträgen und Beschwerden der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten der einzelnen Bundesländer im Rahmen des Kompetenzbereichs
• selbstständige Bearbeitung bestimmter übertragener, komplexer Sachverhalte inkl. Klärung und Erledigung, wie z. B. fachliche Betreuung der Wahlvorstände, fachliche Hilfestellung bei der Vorbereitung der Frauenversammlungen, selbstständige Pflege des Internet- und Intranetauftritts im Rahmen des Kompetenzbereichs sowie auch die Pflege der Intranetseite BuFuG
• selbstständige Bearbeitung bestimmter übertragener, komplexer Sachverhalte inkl. Klärung und Erledigung, selbstständige technisch-organisatorische Betreuung der Schwerbehindertentagung. Postbearbeitung, auch elektronische
• Postein- und ausgang
• Selbständige Beantwortung von Fragestellungen im Rahmen des Aufgabengebietes
• Verteiler aufbauen und pflegen
• Organisatorische Zuarbeit
• Administrative Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen mit Aufbereitung und Digitalisierung der Unterlagen und Prüfung auf Vollständigkeit
• Führung von Sitzungsniederschriften und Protokollen
• Beschaffen, Auswählen und ggf. Aufbereiten benötigte Informationen im Rahmen definierter Vorgaben
• Selbständige Bearbeitung von Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich Schriftverkehr
• Selbständiges Erstellen von Briefen nach allgemeinen Vorgaben
• Textbearbeitung von Standardtexten
• Selbständige Text- und Präsentationsgestaltung im Rahmen des Aufgabengebietes Telefonanfragen
• Sachverhalte im Rahmen allgemeiner Vorgaben und des Aufgabengebietes klären und erledigen
• Allgemeine organisatorische Tätigkeiten
• Reiseplanung und -organisation
• Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
• Selbständige Organisation von Veranstaltungen wie z. B. Frauenversammlungen, Schwerbehindertentagungen
• Büroorganisation
• Bürotechnische Abläufe und Arbeitsmittel organisieren
• Terminplanung, -überwachung und Koordination
• Allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Scannen, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial
• Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet etc.)
• Wiedervorlagen
• Ablage, Papier und elektronisch
• Pflege von Dokumentationen
• Pflege der Intranetseiten
• Überwachung und Einhaltung der Vorschriften der DSG-VO (Statistische) Auswertungen für den eigenen Zuständigkeitsbereich
• Tabellen erstellen, führen und ggf. grafisch aufbereiten
• Selbständige Ermittlung von Datenmaterial
• Rechnungswesen
• Reisekostenabrechnung
• Vorprüfung von Rechnungen (Zeichnung sachlich richtig)
• Abrechnung von Sachmitteln etc.
• Kostenstellen ermitteln und eintragen
• Controlling im eigenen Zuständigkeitsbereich, Haushaltsüberwachung

Das bringst Du mit:

• Fachliche Kompetenzen
  • Sehr gute Fachkenntniss, erworben durch eine abgeschlossene Ausbildung von mindestens 3 Jahren und eine Zusatzqualifikation im Fachgebiet oder vergleichbare Berufserfahrungen
  • Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen bzw. personenbeziehbaren Daten wären von Vorteil.
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Methodische und IT-Kompetenzen grundlegende methodische Fähigkeiten, bezogen auf die Planung, Organisation und Koordination der Arbeit:
  • Verwaltungsabläufe / Verfahren / Regeln
  • Elektronische Ablagesysteme, Fristenmanagement, Textgestaltung, Datenstrukturierung
  • Organisations- und Planungskompetenz Gute Kenntnisse gängiger IT-Anwendungen
• Soziale Kompetenzen und Verantwortung - ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit - gute Kooperationsfähigkeit - Gute Fähigkeit, auf Kritik angemessen zu reagieren und Konflikte im Arbeitsalltag qualifiziert zu bearbeiten

Das bieten wir an:

• Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
• Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
  • 38 Stunden-Woche (bzw. TZ 19h /Woche) mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
  • Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld
  • 33 Tage Urlaub im Jahr
  • Möglichkeit zur mobilen Arbeit
  • Gleitzeit
  • Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
  • Sozial- und Vorsorgeleistung

Bei Fragen wende dich bitte an die Bundesfrauen- und Gleichstellungsbeauftragte, Kollegin Jana Holland , Tel.: ) und/oder an die Gesamtschwerbehindertenvertretung, Kollege Marcel Richter , Tel.: ). Mehr über das Arbeiten bei ver.di erfährst Du unter: Weitere Informationen zu den Arbeitsbedingungen bei ver.di findest Du unter: