Vorstands-Assistenz / Executive Assistant (m/w/d)

Vorstands-Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) – Top-Management | Bad Kreuznach

Für ein etabliertes, inhabergeführtes Industrieunternehmen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Vorstands-Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) am Standort Bad Kreuznach.

Das Unternehmen gehört seit vielen Jahren zu den erfolgreichen Industrieunternehmen der Region und steht für technologische Kompetenz, stabile Marktposition und langfristige Unternehmensführung. Die Organisationsstruktur ist klar, Entscheidungswege sind kurz und das Umfeld ist geprägt von Professionalität und Verlässlichkeit.

Als Vorstands-Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) arbeiten Sie im unmittelbaren Umfeld der Unternehmensführung und unterstützen den Vorstand bei organisatorischen, administrativen und strategisch vorbereitenden Aufgaben. Sie schaffen Struktur, bündeln Informationen und sorgen dafür, dass Entscheidungen effizient vorbereitet werden können.

Der Unternehmenssitz befindet sich in Bad Kreuznach und ist auch aus Bingen am Rhein, Mainz und Bad Sobernheim gut erreichbar.

Ihre Rolle als Vorstands-Assistenz / Executive Assistant (m/w/d)

Die Position der Vorstands-Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) ist eine zentrale organisatorische Funktion innerhalb der Unternehmensführung.

Sie unterstützen den Vorstand im Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass Termine, Meetings, Informationen und Entscheidungsgrundlagen strukturiert vorbereitet sind. Gleichzeitig agieren Sie als diskrete Schnittstelle zwischen Vorstand, Führungskräften, internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern.

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit dem Vorstandsbüro zusammen und übernehmen Aufgaben, die weit über klassische Büroorganisation hinausgehen. Sie behalten Prioritäten im Blick, koordinieren Abläufe und stellen sicher, dass wichtige Themen zuverlässig nachverfolgt werden.

Als Vorstands-Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) tragen Sie dazu bei, dass sich der Vorstand auf strategische Themen konzentrieren kann, während organisatorische Prozesse effizient gesteuert werden.

Ihre Aufgaben im Vorstandsbüro

• Organisation und Koordination von Vorstandsterminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen sowie Erstellung von Protokollen
• Erstellung von Präsentationen, Managementübersichten und Entscheidungsvorlagen
• Strukturierte Aufbereitung von Informationen für die Unternehmensführung
• Koordination der Kommunikation zwischen Vorstand, Führungskräften und externen Partnern
• Organisation und Pflege vertraulicher Dokumente sowie digitaler Ablagesysteme
• Nachverfolgung von Aufgaben, Projekten und strategischen Themen

Als Vorstands-Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) sind Sie ein wichtiger Bestandteil des Management-Umfelds und sorgen dafür, dass organisatorische Abläufe effizient funktionieren.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistenz oder Assistenz der Geschäftsführung
• Erfahrung im direkten Umfeld von Geschäftsführung oder Vorstand
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Routine im Umgang mit professionellen Dokumenten- und Ablagesystemen
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Priorisierungskompetenz
• Diskretion, Integrität und ein souveränes Auftreten
• Selbstständige Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Prioritäten und Timing

Rahmenbedingungen

Unbefristete Festanstellung in Vollzeit

Vergütung entsprechend der Verantwortung der Position

• Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
• Freiwillige vermögenswirksame Leistungen
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebsfeste und gemeinsame Veranstaltungen
• Kostenfreie Getränke am Arbeitsplatz
• Mitarbeiterrabatte bei Sky, Amazon, Zalando und im Fitnessbereich
• Moderne Arbeitsmittel und professionelle Arbeitsstrukturen