Vorzimmerassistenz (m/w/d) für das Referat 22 "Sozialplanung, Koordination und Fachdienste"

Job Description Sie möchten sich für die Teilhabe von Menschen mit Behinderung einsetzen und dazu beitragen, dass Inklusion im Alltag gelebt wird? Sie suchen einen sicheren Arbeitsplatz, der Ihnen Gestaltungsspielraum, flexible Arbeitsbedingungen und ein wertschätzendes Miteinander bietet? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Als Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer unterstützen Sie die Referatsleitung sowie das Team des Referats „Sozialplanung, Koordination und Fachdienste“ bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer serviceorientierten Arbeitsweise leisten Sie einen wichtigen Beitrag dazu, die vielfältigen Aufgaben des Referats effizient zu koordinieren und die Weiterentwicklung inklusiver Strukturen aktiv zu unterstützen.
Kommen Sie zu uns. Gemeinsam gestalten wir Oberbayern als soziale und kulturelle Heimat für alle.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist folgende elternzeitbedingte befristete Stelle in Vollzeit (im Rahmen des Job- und Desk-Sharings ist diese Stelle teilzeitfähig) in Entgeltgruppe 9a TVöD-VKA zu besetzen:
Vorzimmerassistenz (m/w/d) für das Referat 22 „Sozialplanung, Koordination und Fachdienste“
(Kennziffer: 2026/22001-1)
  Wir sind für Menschen da. Welche Aufgaben erwarten Sie?
Sie organisieren und koordinieren die Abläufe im Vorzimmer der Referatsleitung und übernehmen das Termin-, Beschwerde- sowie Reisemanagement.
Sie unterstützen die Referatsleitung durch die eigenständige Zu- und Sachbearbeitung sowie die Vorbereitung und Bearbeitung der Korrespondenz.
Sie bereiten Besprechungen, Gremiensitzungen, Vorträge und Präsentationen vor und nach, einschließlich Datenrecherche, Protokollführung sowie Erstellung von Sitzungsvorlagen.
Sie verantworten die zentrale Dokumentenverwaltung, die Pflege des Intranets sowie die Organisation und Koordination von Gremien, Klausuren und weiteren Veranstaltungen einschließlich der Budgetverwaltung.
Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen und stellen die gegenseitige Vertretung innerhalb der Vorzimmerassistenz sicher.
  Vom Verwalten zum Gestalten. Das bringen Sie mit:
Sie besitzen einen erfolgreichen Abschluss:
in der 2. Qualifikationsebene in der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder
als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) VFA-K (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder
des Beschäftigtenlehrgangs I oder
zum Kaufmann/-frau für Büromanagement
Sie haben Erfahrung als Assistenz sowie umfassende Fachkenntnisse
Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) sowie idealerweise über Kenntnisse in RIS, SoziusOpenÜ und ProDoppik oder die Bereitschaft, sich diese anzueignen
Sie zeichnen sich durch ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie eine sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik aus
Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig und überzeugen durch ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie Eigeninitiative
Sie sind teamfähig, belastbar und flexibel und arbeiten vertrauensvoll mit unterschiedlichen internen und externen Schnittstellen zusammen
Sie treten auch in herausfordernden Situationen sicher, freundlich und serviceorientiert auf und verfügen über ein gutes Verhandlungsgeschick im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern
 
Darauf dürfen Sie sich freuen :
Wir sind ein öffentlicher Arbeitgeber und bieten neben sinnvollen, abwechslungsreichen Tätigkeiten folgende Benefits:
Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig
Arbeiten in einem guten Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur
eine fundierte Einarbeitung, die Sie klar und strukturiert an die neue Aufgabe heranführt sowie individuelle Unterstützung durch das ganze Team
zahlreiche ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine E-Bibliothek
vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z.B. flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten und eine Kinderbetreuung in der betriebseigenen Kinderkrippe
einen Arbeitsplatz mitten in München mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
einen Fahrtkostenzuschuss für MVV und Bahn
die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
eine attraktive Großraum- bzw. Ballungsraumzulage
Absicherung fürs Alter durch die Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes
eine eigene Kantine
betriebliche Gesundheitsförderung und Sportangebote im Haus
die Möglichkeit eines Fahrradleasings
 
Wir freuen uns auf Ihre aussagekr&au