Vorzimmerdienst (Vollzeit)

Vorzimmerdienst (Vollzeit)

Im Jugendamt des Saale-Holzland-Kreises ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Vorzimmerdienst (Vollzeit) befristet zur Krankheitsvertretung zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst:

• Wahrnehmung des Vorzimmerdienstes des Jugendamtes, insbesondere Sortieren und Stempeln des internen und externen Posteingangs
• Verteilung der Posteingänge, einschließlich E‑Mail und Fax, an die entsprechenden Organisationseinheiten
• Postausgänge entgegennehmen und an die Poststelle weiterleiten sowie Führen von Postnachweisen
• Vergabe von Aktenzeichen bei Eingang von Schriftstücken
• Planung und Überwachung von Terminen bzw. Terminvorgaben, z. B. für Rücksprachen, Abgabe von Unterlagen, Wiedervorlagen, Dienstreisen, Urlaubslisten
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
• Protokollierung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen sowie organisatorische Nachbereitung von Besprechungsterminen
• Erstellen von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgabe des Amtsleiters
• Entgegennahme von telefonischen bzw. schriftlichen Anfragen auf Auskunft sowie Weiterleitung an die entsprechende Stelle und Erteilung von Auskünften
• Verwaltung des Schriftgutes in der Gruppenablage
• Selbstständige Erledigung einfacher Korrespondenz
• Unterstützung der Leitung durch Zuarbeiten aus dem allgemeinen Dienstablauf, z. B. Anwesenheitsliste, Dienstreiseaufträge
• Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufbereitung von Unterlagen zur Sachbearbeitung, z. B. Kopien anfertigen, Akten anlegen
• Führen des Verbandbuches der Organisationseinheit
• Schriftführung bei Ausschüssen des Kreistages des Saale-Holzland-Kreises
• Verwaltung des Büromaterials
• Wahrnehmung der Aufgaben als Inventurverantwortliche/r
• Unterstützung des Kinderschutzdienstes (Durchführung von Abfragen über Neugeborene im zentralen Spiegelregister der Meldebehörden des Thüringer Landesdatennetzes und Weiterleitung dieser Listen an die zuständigen Sozialarbeiter)

Zu Ihrem Profil gehören:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. abgeschlossener Fortbildungslehrgang I (FL I) oder als Kaufmann/frau für Büromanagement oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder als Industriekauffrau/mann oder als Steuerfachangestellte/r oder als Sozialversicherungsfachangestellte/r
• EDV‑Kenntnisse, insbesondere im MS‑Office
• Sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten

Des Weiteren werden erwartet:

• Sozialkompetenz, insbesondere sehr gute Auffassungsgabe, selbstständige Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, gutes Einfühlungsvermögen, Vertrauenswürdigkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Korrektes und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen sowie Diskretion
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Unser Angebot an Sie:

• Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 des TVöD‑VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung sowie einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Wahloption eines Sachbezugs in Form der City‑Card
• Betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
• Flexible Arbeitszeitgestaltung sowie individuelle Teilzeitmodelle zur Vereinbarung von Familie und Beruf
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie die Möglichkeit zur Nutzung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
• Aus‑ und Weiterbildungsangebote mit qualifizierten Aufstiegsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Betriebliches Eingliederungsmanagement
• Das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen

Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Der Saale-Holzland-Kreis gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thüringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber des entsprechenden Geschlechts bevorzugt.