Workspace Coordinator & Teamassistenz (m/w/d)

Über uns

Du behältst auch in turbulenten Zeiten stets den Überblick, planst vorausschauend und bist die treibende Kraft, wenn es um eine reibungslose Organisation geht? In dieser tragenden Funktion bildest du das organisatorische Fundament unseres Standorts in Düsseldorf. Du nimmst unserer Geschäftsführung administrative Aufgaben proaktiv ab, optimierst tägliche Kanzlei- und Büroprozesse und sorgst mit deiner offenen Ausstrahlung dafür, dass unser modernes Penthouse-Office ein echter Wohlfühlort für das Team und unsere Gäste bleibt.

Wer wir sind

Wir sind Exclusive Associates: Seit über zwei Jahrzehnten begleiten wir als etablierte Personalberatung innovative Unternehmen dabei, die besten Fach- und Führungskräfte im IT- und MINT-Sektor zu finden. Von unserem modernen Büro über den Dächern von Düsseldorf aus setzen wir auf zeitgemäße, komplett digitale Workflows. Uns verbindet ein starker Teamgeist, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Arbeitsatmosphäre auf Augenhöhe.

Deine Aufgaben

• Strukturierte und weitsichtige Unterstützung unseres Managements in allen administrativen Belangen des Büroalltags
• Ganzheitliche Koordination unseres Penthouse-Büros wie etwa die Raum- und Terminplanung sowie das Vorbereiten von Meetings und Teamevents
• Zuverlässige Aufbereitung, Pflege und Bereitstellung von internen Kennzahlen, Präsentationsunterlagen und regelmäßigen Berichten
• Eigenständige Betreuung kleinerer Projekte mit dem Ziel, unsere täglichen Büroabläufe noch digitaler zu gestalten
• Professionelle, herzliche und verbindliche Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern sowie dem gesamten Team
• Kontinuierliche Pflege, Bereinigung und Aktualisierung unserer internen Systeme und Datenbanken

Dein Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung beispielsweise im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation beziehungsweise ein Studium mit Schwerpunkt BWL oder Organisation
• Eine ausgeprägt strukturierte, sehr sorgfältige und vollkommen selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch an stressigen Tagen die Ruhe und den Überblick zu bewahren
• Ein offenes, freundliches und ausgeprägt serviceorientiertes Auftreten im täglichen Umgang mit Menschen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, besonders gute Kenntnisse in Excel und PowerPoint
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie solide Grundkenntnisse der englischen Sprache
• Hohes Engagement, Pünktlichkeit und echte Freude an der engen Zusammenarbeit im Team

Benefits

Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick

Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander

Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert

Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg

Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt

Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered